Hallo liebe Bitrix24-Freunde,
heute möchte ich Ihnen über die Berichte erzählen, über die verschiedenen Möglichkeiten und Optionen, die Bitrix24 anbietet. Wenn man wissen muss, wie viele Aufträge man bekommen hat, wie die Verkaufszahlen sind, wie viele und welche Rechnungen schon bezahlt wurden und welche Aufgaben noch offen oder schon erledigt sind, verwendet man die Berichte.
Berichte sind sowohl für Aufgaben, als auch im CRM vorhanden. Schauen wir uns alle Optionen und Möglichkeiten eines Berichts an.
Bericht über die Aufgaben
Lassen Sie uns zusammen einen neuen Bericht über die Aufgaben erstellen, um einen Überblick zu verschaffen, wie viele Aufgaben die Mitarbeiter noch offen haben, wie der Zeitaufwand ist und welche Aufgaben schon abgeschlossen wurden.
Ich benenne den Bericht „Aufgaben der Mitarbeiter“ und füge die nötigen Felder hinzu: Verantwortlich, Name (hier ist die Bezeichnung der Aufgabe gemeint), Status, Abgeschlossen am, sowie Zeitaufwand.
Natürlich können Sie auch andere Felder hinzufügen, wenn es notwendig ist.
Zum Ende wähle ich noch den Diagrammtyp „Kreisdiagramm“ aus, für Sie stehen noch zwei weitere Diagrammtypen zur Verfügung: Liniendiagramm und Säulendiagramm. Nicht zu vergessen sind bestimmte Argumente und Werte: sie müssen eingegeben werden, damit das Diagramm nach ausgewählten Eigenschaften erstellt werden kann.
Nachdem wir alle Daten, die nötig waren, eingegeben haben, können wir den Bericht speichern und uns das Ergebnis anschauen.
Der Bericht zeigt uns alle Daten entsprechend den Kriterien an, die wir vorher definiert haben. So sehen wir sofort, wie momentan die Situation mit den Aufgaben der Mitarbeiter aussieht.
Wenn Sie sich in dieser Sicht befinden, können Sie jedes Feld absteigend oder aufsteigend sortieren.
Wer kann für wen Berichte über die Aufgaben erstellen
Momentan gelten folgende Zugriffsrechte für die Berichte im Bereich Aufgaben:
1. Der „einfache“ Mitarbeiter kann einen Bericht nur über eigene Aufgaben erstellen.
2. Der Abteilungsleiter kann den Bericht über die Aufgaben der Mitarbeiter erstellen, die in seiner Abteilung sind.
3. Der Geschäftsführer bzw. die Person, die in der Unternehmensstruktur an der Spitze ist, kann den Bericht über alle Aufgaben erstellen, die es im Account gibt.
Kopieren der Berichte und Export nach Excel
Alle Standard-Berichte, die im System existieren, können Sie kopieren und bearbeiten und auch bestimmte Änderungen hinzufügen.
Der Export nach Excel ist nicht nur für die Standard-Berichte, sondern auch für die eigenen möglich.
Berichte im CRM
Wie im Bereich „Aufgaben“ stehen Ihnen auch im CRM die Standard-Berichte zur Verfügung und außerdem auch die Möglichkeit, eigene Berichte zu erstellen. Sie können neue Berichte über Aufträge, Produkte, Leads, Rechnungen und Aktivitäten der Mitarbeiter erstellen.
Lassen Sie uns anhand eines Beispielberichtes im CRM alle hier verfügbaren Optionen ansehen. Wir machen eine Kopie des Berichts „Verkaufszahlen“ und ändern diesen einfach mal ab. Dieser Bericht zeigt für jedes Produkt an, welche Produktmenge und mit welchem Gesamtgewinn verkauft wurde. So können Sie feststellen, welche Produkte am besten verkauft werden. Als Erstes öffnen wir den Standard-Bericht und gehen auf „Bericht kopieren“.
Bennen wir den Bericht um, fügen noch den verantwortlichen Mitarbeiter und das Unternehmen hinzu.
Die Felder für den Filter kann man auch ändern: Neue hinzufügen oder die Bestehenden löschen. Der Filter ermöglicht es, bestimmte Werte zu ändern, ohne den Bericht bearbeiten zu müssen.
Damit das Diagramm angezeigt wird, sollte man das Häkchen beim „Diagramm anzeigen“ setzen. Diesmal wählen wir ein Liniendiagramm aus und speichern die Änderungen. Das Ergebnis erhalten wir direkt nach der Speicherung der Daten.
Jetzt können wir, dank dem Filter, die Werte des Berichts ändern. Wir können bspw. die Auftragsphase „Auftrag bekommen“ auswählen und die entsprechenden Werte abfragen. Wichtig! Wenn Sie den passenden Wert bzw. passende Werte ausgewählt haben, müssen Sie „Anwenden“ anklicken.
Wenn Sie benutzerdefinierte Felder in den Elementen hinzugefügt haben, können Sie diese beim Erstellen eines Berichts auch nutzen. Diese Felder werden in Dunkelblau angezeigt.
Wer kann welche Berichte im CRM erstellen
Die Zugriffsrechte für Berichte im CRM unterscheiden sich von denen im Bereich Aufgaben.
Der Mitarbeiter, unabhängig davon, ob er Abteilungsleiter ist oder nicht, kann nur für solche Daten Berichte erstellen, für die er entsprechende Zugriffsrechte hat. Über die Einstellungen der Zugriffsrechte erfahren Sie hier.
Wenn der Mitarbeiter keinen Zugriff auf Rechnungen hat, wird er auch keinen Bericht darüber erstellen können.
Wie immer freue ich mich auf Ihr Feedback.
Arbeiten Sie gerne mit Bitrix24!
