Die Aufgaben sollen Ihnen helfen, Ihre Arbeit richtig und effizient zu planen und diese zu erledigen!
Jeder Mitarbeiter des Unternehmens hat bestimmte Aufgaben, die er täglich erledigen muss. Diese Aufgaben bekommt man vom Chef, eigenen Kollegen usw. Man benötigt also ein Tool, wo man alle Aufgaben unterbringen, ordnen und erledigen kann.
Bitrix24 bietet Ihnen dieses Tool an. Ich erzähle Ihnen heute, wie die Aufgaben in Bitrix24 aufgebaut sind und was Sie bei Erstellung von Aufgaben berücksichtigen sollten.
Dann fangen wir mal an!
Im Bereich Aufgaben haben Sie eine komplette Übersicht. Sie haben die Möglichkeit, sich nur die Aufgaben anzuschauen, wo Sie verantwortlich oder beteiligt sind, welche Sie aufgetragen haben oder bei welchen Sie nur beobachten.
Schauen wir uns jeden Bereich im Einzelnen an.
Arbeite an
Hier sehen Sie alle Aufgaben, wo Sie verantwortlich sind. Sie haben einige Ansichtsoptionen in diesem Bereich:
– Ansicht nach Status (Alle, in Arbeit, Verschobene, Abgeschlossene) und nach Aufgabenautor (Von Allen oder Von bestimmten Mitarbeitern)
– Ansicht als Liste oder als Gantt Diagramm
Darüber hinaus können Sie die Liste Ihrer Aufgaben konfigurieren und verschiedene Parameter aktivieren, je nach dem was Sie in Ihrer Aufgabenliste sehen möchten.
Bin beteiligt, Habe aufgetragen, Beobachte
In diesen Bereichen haben Sie ähnliche Optionen, nur sehen Sie hier die Aufgaben, wo Sie 1) beteiligt sind, d. h., Sie wirken an der Aufgabe mit, während ein anderer Kollege von Ihnen hauptverantwortlich für die Aufgabe ist; 2) Aufgabe erstellt und einem anderen Kollegen gestellt haben; 3) den Prozess der Aufgabenerledigung lediglich beobachten und über alle Änderungen im Aufgabenstatus informiert werden.
Alle
In diesem Bereich haben Sie eine der wichtigsten Optionen – den Filter. Sie können eigene Filter hinzufügen oder bereits vorhandene nutzen.
Projekte
In dieser Ansicht werden die Aufgaben in ihrer Verknüpfung mit Projektgruppen angezeigt, dabei sehen Sie die Anzahl der Aufgaben in der bestimmten Gruppe und den Aufgabenstatus.
Überwache
Diesen Bereich bekommt man nur dann zu sehen, wenn man Leiter einer Abteilung ist. Hier sehen Sie alle Aufgaben eigener Mitarbeiter.
Berichte
Bitrix24 bietet die Möglichkeit, Berichte für die Aufgaben zu erstellen. Einige Berichte sind im System bereits vordefiniert, und Sie können auch Ihre eigenen Berichte hinzuzufügen.
Aufgabe erstellen
Es existieren mehrere Wege, eine neue Aufgabe zu erstellen.
Wenn Sie eine neue Aufgabe erstellen, bekommen Sie standardmäßig eine kurze Version des Aufgabenformulars zur Ausfüllung angezeigt, können aber sofort zum vollständigen Formular wechseln.
In der kurzen Version können Sie folgende Felder ausfüllen:
– Name
– Verantwortlicher
– Priorität
– Mitwirkende
– Frist
– Aufgabenbeschreibung
– Aufgabenergebnis kontrollieren, Zeit berücksichtigen und die Projektgruppe angeben
Wenn Sie die Option „Aufgewendete Zeit berücksichtigen“ anklicken, aktivieren Sie damit die Zeiterfassung für diese Aufgabe, sodass die zur Lösung der Aufgabe aufgewendete Zeit automatisch berechnet und später angezeigt wird. In diesem Fall werden Sie allerdings auch den geplanten Zeitaufwand angeben können.
Wenn Sie diese Option nicht auswählen, haben Sie die Möglichkeit, die Zeit, die aufgewendet wurde, manuell nachträglich einzugeben.
Checkliste
Im vollständigen Aufgabenformular ist es möglich, eine Checkliste einzufügen. Eine Aufgabe kann komplex sein und aus mehreren Punkten bestehen, die man abarbeiten soll, bevor man mit der Aufgabe komplett fertig ist. Gerade in diesen Fällen ist die Checkliste sehr nützlich.
Jeden Punkt können Sie verschieben, direkt in der Aufgabe bearbeiten oder auch löschen.
Alle Änderungen werden automatisch in der Änderungshisory angezeigt.
Vorlagen erstellen
Bitrix24 bietet noch die Möglichkeit, Vorlagen für die Aufgaben zu erstellen. Die Option finden Sie im Bereich „Aufgaben“.
Sie können so viele Vorlagen erstellen, die Sie benötigen. Später können Sie nach diesen Vorlagen Aufgaben hinzufügen.
Eine weitere praktische Funktion ist die Ansicht einer Aufgabe, die gerade in Arbeit ist, direkt im Tagesplan. Sie können die Aufgabe im Tagesplan pausieren oder fertigstellen und dabei die Zeiterfassung beenden.
Machen Sie Ihre Arbeit einfacher und effizienter!
