Oft haben wir unsere Dokumente überall gestreut. Es kostet viel Zeit, bestimmte Dokumente zu finden. Bitrix24 bietet die Möglichkeit, alle Dokumente in einem Ort zu speichern, mit ihnen zu arbeiten und die mit Kollegen zu teilen.
Dokumente teilen
Speichern Sie Ihre persönlichen und geschäftlichen Dokumente im Drive ab. Dabei können Sie die Zugriffsrechte sehr flexibel einstellen: manche Dokumente können nur angezeigt bekommen, während für die anderen der volle Zugriff gewährt werden kann.
Sie haben die Möglichkeit, die Zugriffsrechte für jeden einzelnen Mitarbeiter, für jede Abteilung und jede Gruppe einzustellen.
Im Bereich Allgemeiner Drive ist standardmäßig das Recht „Voller Zugriff“ für alle Nutzer eingestellt. Jeder Mitarbeiter kann im Allgemeinem Drive eigenen Ordner erstellen und die Einstellungen der Zugriffsrechte dafür selber kontrollieren.
Wichtig! Wenn Sie ein Dokument löschen, wird dieses automatisch aus allen Bereichen, wo es früher eingefügt wurde, verschwinden. In Eigenschaften des Dokumentes sehen Sie, wo dieses Dokument verwendet wird. So können Sie schneller entscheiden, ob man tatsächlich das Dokument löschen sollte oder nicht.
Wenn Sie Dokumente mit externen Nutzern teilen möchten, also mit Personen, die nicht in Ihrem Bitrix24 Account angemeldet sind, können Sie dafür einen öffentlichen Link nutzen.
Gemeinsame Arbeit an Dokumenten
Nutzen Sie den Activity Stream, um eine Diskussion anzufangen und an Dokumenten gemeinsam zu arbeiten. Sie haben die Möglichkeit, das Dokument zu einer Aufgabe, einem Termin, einer Ankündigung und anderen Ereignissen hinzuzufügen.
Die Diskussion im Activity Stream ermöglicht es, stets neue Mitarbeiter und sogar ganze Abteilungen als neue Empfänger hinzuzufügen. So werden sie alle in die Diskussion über ein Dokument sofort involviert.
Wenn einer der Mitarbeiter Änderungen in einem Dokument vornimmt, sehen Sie dieses sofort in der Änderungshistory. Sie müssen dann nicht die letzte Version in der Aufgabe oder im Activity Stream suchen, alle Versionen befinden sich in der History des Dokumentes.
Neue Dokumente hochladen
Laden Sie einige Dokumente gleichzeitig hoch (der Drive zeigt den Prozess des Hochladens für jedes Dokument einzeln an) oder verschieben Sie diese per drag´n´drop.
Alle Dokumente können nach Datum, Überschrift und Größe sortiert werden.
Neue Dokumente
Erstellen Sie neue Dokumente mit den Programmen auf Ihrem Computer, wie etwa MS Office, oder mit Online-Services, wie Google Docs, MS Office Web App. Die Online-Services sind dabei gerade für kleine Unternehmen, die nicht immer eigene Programme auf dem Computer haben, sehr hilfreich.
Wählen Sie, wie Sie Ihre Dokumente verwalten möchten: lokal oder in der Cloud. Jederzeit können Sie die Einstellungen ändern.
Nutzen Sie die Bitrix24 Desktop App und speichern Sie Ihre Dokumente gleichzeitig lokal auf Ihrem Computer und im Drive ab.
Arbeiten Sie online und offline mit Dokumenten
Damit Sie alle Dokumente auf Ihrem Computer und im Drive haben, installieren Sie einfach die Bitrix24 Desktop App und aktivieren Sie Bitrix24.Drive. So können Sie mit Ihren Unterlagen arbeiten, wo auch immer Sie möchten, sei es im Büro, unterwegs, zu Hause usw. Die Änderungen, die Sie lokal vorgenommen haben, werden automatisch mit Ihrem Bitrix24-Account synchronisiert.
Die Desktop App ermöglicht es, Dokumente zu bearbeiten, ohne diese runter- und später hochladen zu müssen. Wenn Sie entsprechende Zugriffsrechte haben, können Sie Dokumente im Activity Stream bearbeiten. Nach der Speicherung der Änderungen erscheint im Activity Stream ein Kommentar mit der neuen Version, welche jetzt von Ihnen stammt. Wenn Sie keine Zugriffsrechte haben und doch zur Diskussion eingeladen wurden, haben Sie trotzdem die Möglichkeit, das Dokument zu bearbeiten.
Schauen Sie sich unseren neuen Drive an, testen Sie diese Funktionalität und teilen Sie uns Ihre Meinung in Kommentaren mit.
