Dank Bitrix24 haben Sie die Möglichkeit, im Rahmen einer Gruppe an einem gemeinsamen Projekt zu arbeiten: jedes Projekt kann in einer neuen Gruppe geführt werden, alle Dateien und Aufgaben in dieser Gruppe hängen dann mit diesem Projekt zusammen. Darüber hinaus können Projekte über Extranet mit Partnern geteilt und gemeinsam realisiert werden.
Lassen Sie uns heute die Funktionen einer Projektgruppe gemeinsam anzuschauen.
1. Neue Projektgruppe erstellen – jeder Nutzer hat die Möglichkeit, eine neue Projektgruppe zu erstellen.
Direkt bei der Erstellung kann man die Gruppe für alle sichtbar bzw. öffentlich machen, Funktionen, die nicht benötigt werden, deaktivieren, Mitarbeiter hinzufügen und dazu noch festlegen, wer in die Gruppe neue Nutzer einladen darf.
2. Die Funktionen der Gruppe – jede Projektgruppe in Bitrix24 beinhaltet standardmäßig folgende Funktionalität:
– Allgemein – in jeder Projektgruppe ist ein eigener Activity Stream vorhanden, in dem Sie Umfragen, Nachrichten, Ankündigungen und vieles mehr erstellen können:
– Gruppendrive – hier können Sie Dokumente, die zu diesem Projekt gehören, hochladen und mit Ihren Kollegen daran gemeinsam arbeiten. Außerdem können Sie den Gruppen-Drive mit dem persönlichen Drive verbinden und dankBitrix24.Drive offline arbeiten:
Für die Dateien in der Projektgruppe können Sie noch die Dokumentenverwaltung einstellen, Zugriffsrechte definieren, Geschäftsprozesse definieren und Netzwerklaufwerk anbinden.
– Aufgaben – jede Projektgruppe hat eigenen Bereich für die Aufgaben. Hier haben Sie eine komplette Übersicht und dazu noch die Möglichkeit, sich nur die Aufgaben anzuschauen, wo Sie verantwortlich oder beteiligt sind, welche Sie aufgetragen haben oder bei welchen Sie nur beobachten.
– Kalender – in Bitrix24 ist eine uneingeschränkte Anzahl von Gruppenkalendern möglich. Sie können einen neuen Gruppenkalender hinzufügen und dort die Zugriffsrechte für andere Gruppenteilnehmer sehr flexibel definieren.
Und falls Sie mit Outlook arbeiten, können Sie die Termine der Projektgruppe mit Terminen von Outlook synchronisieren.
– Kommunikation – hier finden Sie alle Nachrichten in der gruppeninternen Kommunikation:
– Foto – in diesem Bereich können Sie zahlreiche Fotoalben zu bestimmten Themen erstellen. Die Fotos können dabei kommentiert und bewertet werden.
– Wiki – das ist ein perfektes Tool für Ihr Wissensmanagement. Mit Wiki haben Sie die Möglichkeit, eine Wissensdatenbank anzulegen und sie mit verschiedenen, speziell für Ihr Unternehmen relevanten, Seiten bzw. Informationen zu füllen. Die Zugriffsrechte für das Wiki können auch sehr flexibel definiert werden, sodass der Gruppenbesitzer selbst entscheidet, wer in der Gruppe Seiten aktiv verwalten kann und wer die Inhalte lediglich angezeigt bekommen soll.
– Listen –mit Listen können Sie verschiedene eintragsbasierte Daten wie z. B. Lieferantenverzeichnisse, Produktkataloge etc. direkt im Front-End des Intranets verwalten. Filtersuche, Sortierung, Spaltenansicht, flexible Einstellung der Zugriffsrechte, Import und Export – alle diese Tools stehen Ihnen im Rahmen der Listen zur Verfügung.
3. Einstellungen der Projektgruppe – in jeder Projektgruppe unter „Aktionen“ finden Sie die Einstellungsmöglichkeiten für die Gruppe.
· Zur Gruppe einladen – direkt in der Gruppe können Sie neue Mitarbeiter einladen, die zusammen mit Ihnen an diesem Projekt arbeiten sollten:
· Bearbeiten – hier können Sie verschiedene Parameter, etwa Gruppennamen oder Beschreibung ändern. Außerdem können Sie ein Bild/Logo der Gruppe hochladen, die Gruppe sichtbar und/oder öffentlich machen usw.
Falls das Projekt abgeschlossen wurde und die Daten zum Löschen zu wichtig sind, können Sie die Gruppe ins Archivverschieben.
· Einstellungen bearbeiten – diese Einstellungen sind fast die Wichtigsten für jede Projektgruppe, denn hier geht es um die Zugriffsrechte. Das heißt, auf dieser Seite können Sie Zugriffsrechte praktisch für alle Gruppenfunktionalitäten (bis auf Drive und Kalender) definieren und festlegen, wer was mit Aufgaben, mit Nachrichten im Activity Stream, mit Wiki-Seiten usw. machen darf.
· Löschen – nur der Gruppenbesitzer oder der Administrator des Accounts kann eine Gruppe löschen. Eine Projektgruppe wird nur dann gelöscht, wenn alle Aufgaben der Gruppe vorher gelöscht wurden.
· Nutzer bearbeiten – möchten Sie den Gruppenbesitzer ändern, einen neuen Moderator in der Gruppe ernennen oder jemanden aus der Gruppe entfernen, können Sie es auf dieser Seite tun:
· Einladungen zur Gruppe – hier werden alle Einladungen angezeigt, die an Mitarbeiter versandt wurden. Sie können die Einladungen stornieren oder neue Nutzer zur Gruppe einladen:
4. Die Benachrichtigungen der Projektgruppe – im Instant Messenger sind allgemeine Einstellungen für alle Benachrichtigungen (darunter auch die der Gruppen) vorhanden:
Diese Einstellungen muss jeder Mitarbeiter persönlich vornehmen.
Außerdem gibt es extra Einstellungen in jeder Projektgruppe, wo Sie die Benachrichtigungen aktivieren/deaktivieren können:
5. Extranet-Projektgruppen – Extranet ist ein spezieller Bereich, in welchem Ihre Mitarbeiter mit externen Partnern wie z. B. Lieferanten o. Ä. zusammenarbeiten können.
Das Extranet baut auf den Arbeitsgruppen auf: Externe Nutzer werden in eine Arbeitsgruppe eingeladen, sodass sie dort an Projekten und Dokumenten mit den Unternehmensmitarbeitern gemeinsam arbeiten können.
Die Zugriffsrechte dieser externen Nutzer sind jedoch so definiert, dass sie nur noch die Inhalte dieser einen Gruppe sowie ihr eigenes Profil sehen und darauf entsprechend zugreifen können.
Hier können Sie auch interne Mitarbeiter zur Gruppe einladen. Beim Einladen externer Nutzer müssen Sie die E-Mail-Adresse eingeben:
Der externe Nutzer bekommt die Einladung per E-Mail zugeschickt, in der ein Link vorhanden ist. Über diesen Link kann er sich dann einloggen, um die Arbeit in der Gruppe zu starten.
Ein Extranet-Nutzer kann auch zu einem internen Nutzer gemacht werden: In diesem Fall brauchen Sie lediglich auf die Schaltfläche „Ins Intranet versetzen“ zu klicken:
Dank diesen zahlreichen Funktionen für Projektmanagement in Bitrix24 können Sie die Produktivität und Effizienz Ihrer Projekte wesentlich erhöhen. Jede dieser Funktion ist einfach zu bedienen und bringt Ihre Projekte schneller zum Ziel.
Arbeiten Sie gerne mit Bitrix24!
