BITRIX Drive – gemeinsame Arbeit an Dokumenten

1.10.2015 | BITRIX

Es ist an der Zeit, über Bitrix24.Drive, über die Möglichkeiten und Optionen, die diese Funktionalität anbietet, zu erzählen.

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Damit Sie den Zugriff auf Bitrix24.Drive bekommen, müssen Sie als Erstes die Desktop App runterladen. Die App ist sowohl für Windows als auch für Mac kostenlos vorhanden.

Nach der Installation ist der Bitrix24.Drive sofort einsatzbereit.

Zielordner (lokal)
Alle Dateien werden synchronisiert und automatisch auf Ihrem Computer gespeichert. Dabei haben Sie die Möglichkeit, den Zielordner zu ändern. Deaktivieren Sie den Bitrix24.Drive und ändern Sie den Ordner wie gewünscht:

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Synchronisierung der Dateien/Ordner

Drive
Nachdem Sie die ersten Schritte gemacht haben: die App installiert und den Bitrix24.Drive aktiviert, erfolgt die Synchronisierung speziell mit Ihren Dokumenten (Mein Arbeitsplatz – Drive), sprich mit Ihrem Drive.

Drive einer Projektgruppe
Nicht nur eigene Dateien, sondern auch Dateien einer Projektgruppe können synchronisiert werden.
Um diese Dateien mit dem Bitrix24.Drive synchronisiert zu bekommen, müssen Sie den Drive der Projektgruppe mit dem eigenen Drive verbinden:

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Der Ordner mit den Dateien der Projektgruppe wird im Bereich Mein Arbeitsplatz – Drive erscheinen und wird dann auch mit Bitrix24.Drive automatisch synchronisiert:

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Diese Option ist besonders für die Nutzer hilfreich, die an vielen verschiedenen Projekten arbeiten.

Allgemeiner Drive
Sie fragen sich natürlich, ob auch allgemeine Dateien und Ordner des Unternehmens mit dem Bitrix24.Drive synchronisiert werden?

Ja, klar! Sie können auch Dateien und Ordner aus dem Bereich Unternehmen – Allgemeiner Drive mit Bitrix24.Drive synchronisieren. Hier gilt das gleiche Prinzip, wie beim Drive einer Projektgruppe.
Sie verbinden eine bestimmte Datei oder einen ganzen Ordner mit Ihrem eigenen Drive, und schon wird diese Datei (dieser Ordner) automatisch synchronisiert:

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Achten Sie bitte darauf, dass es einige Dateiformate gibt, welche zwar in der Cloud hochgeladen werden können, für welche jedoch eine Synchronisierung nicht möglich ist:
· *.php
· *.pl
· *.lnk
· *.exe
· *.tmp

Außerdem werden die Dateien auch dann nicht synchronisiert, wenn die Dateinamen folgende Symbole haben:
· / \ : * ? “ ‚ | { } % & ~

Sicherheit

Bitrix24 ist einer der sichersten Cloud-Services, welcher für die Zusammenarbeit benutzt werden kann. Alle Daten, die Sie auf Bitrix24 hochgeladen haben, sind sicher aufbewahrt und gut geschützt, und nur Sie können auf diese Daten entsprechend dem System der Nutzerberechtigungen zugreifen.

Daten aller Nutzer werden via eine SSL-verschlüsselte Verbindung (mit einem 256-Bit Schlüssel) übertragen, was Online-Banking-Standard entspricht.

Alle Bitrix24 Accounts in der Zone .de werden in der EU gehostet. Somit sind Ihre Daten sehr sicher und verlassen die EU nicht.

Hier können Sie sich die 7 Schutzniveaus für Bitrix24 anschauen.

Offline Dokumente bearbeiten

Mit Bitrix24 haben Sie immer den Zugriff auf Ihre Dokumente, auch wenn Sie offline sind. Öffnen Sie einfach eine benötigte Datei auf Ihrem Computer, bearbeiten Sie sie und speichern Sie die Änderungen.

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Sobald Sie Internetanschluss wieder haben, werden alle Änderungen automatisch mit der Cloud synchronisiert.

Änderungshistory

Im Dokumentenmanagement ist es sehr wichtig, alle Änderungen verfolgen zu können. Diese Möglichkeit bietet Bitrix24 an:

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Sie können sich eine beliebige Dokumentversion nicht nur anschauen, sondern auch diese wiederherstellen, herunterladen oder löschen:

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Online Dokumente bearbeiten

Momentan können Sie Dokumente in der Cloud oder lokal bearbeiten:

In der Cloud – dank der Integration mit Google Docs sowie mit MS Office Online können Sie Dokumente, welche in Ihrem Bitrix24 abgespeichert sind, mithilfe von Ihren Google bzw. Microsoft Accounts öffnen, anzeigen und bearbeiten.

Lokal – Sie werden Dokumente in der auf Ihrem Computer installierten Anwendung bearbeiten

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Wenn Sie die Dateien lokal bearbeiten möchten, muss Bitrix24.Drive aktiviert werden. Sie können eine lokal installierte Software wie etwa MS Office, OpenOffice, Pages für Mac oder auch Adobe Photoshop benutzen, um Dokumente in Ihrem Bitrix24-Account zu bearbeiten.

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Nach der Bearbeitung wird das Dokument automatisch in Ihrem Bitrix24-Account gespeichert.

Papierkorb

In jedem Bereich, wo die Dokumente sich befinden, sei es Ihr eigener Drive, Drive einer Projektgruppe oder allgemeiner Drive, gibt es einen Papierkorb:

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Falls einer der Kollegen ein Dokument aus Versehen gelöscht hat, finden Sie dieses im Papierkorb in der Cloud oder auch im Papierkorb auf Ihrem Computer, wenn der Löschvorgang mit dem Bitrix24.Drive synchronisiert wurde, und können die Datei wiederherstellen.

Ein Dokument gleichzeitig mit Kollegen bearbeiten

Was passiert, wenn die Kollegen offline sind und eine Datei gleichzeitig bearbeiten? Welche Version wird gespeichert? Wird überhaupt was gespeichert? Diese Fragen stellen Sie sich bestimmt, bevor Sie Dateien offline oder auch online bearbeiten würden.

Sie brauchen sich keine Sorgen machen, jede Änderung, die von den Nutzern gemacht wird, wird gespeichert. Keine Inhalte gehen verloren, alle Versionen werden gespeichert. In der Änderungshistory erhalten Sie jederzeit Informationen darüber, wann und von wem die Änderungen vorgenommen wurden.

Öffentlicher Link

Bitrix24.Drive ermöglicht es Ihnen, Dateien nicht nur für Ihre Kollegen, sondern auch für externe Nutzer (etwa für Geschäftspartner oder Kunden) freizugeben.

Lokal
Wählen Sie eine Datei aus und klicken Sie die rechte Maustaste an, dabei erscheint im Kontextmenü folgende Option:
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In der Cloud

In der Cloud haben Sie nicht nur die Möglichkeit, den öffentlichen Link zu erstellen, sondern auch diesen Link mit einem Passwort zu schützen und die Zeit für den Zugriff einzuschränken.

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Bitrix24 enthält ein voll funktionsfähiges Dateiablagen- und Dokumentenverwaltungssystem mit Textsuche, Änderungshistory, flexibel einstellbaren Zugriffsrechten sowie mit Möglichkeiten zur gemeinsamen Bearbeitung und Freigabe der Dateien nach außen. All diese Möglichkeiten ermöglichen es Ihnen, an Dokumenten gemeinsam mit Ihren Kollegen zu arbeiten, und zwar einfach, schnell und effizient.

Arbeiten Sie gerne mit Bitrix24!

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