Sind wir mal ganz ehrlich, alleine beim Hören der Wörter wie Workflows oder Geschäftsprozesse, bekommen wir Angst und haben das Gefühl, dahinter steckt etwas Schwieriges und Unverständliches, wofür wir auf jeden Fall einen Profi zur Einstellung benötigen.
Diese Zeiten sind jetzt vorbei! Wir möchten Ihnen neue Workflows in Bitrix24 vorstellen, die sehr einfach, verständlich und schon eingestellt sind. Und was noch wichtig ist, sie sind kostenlos!
So sind die Workflows
Bitrix24 bietet 5 fertiggestellte Workflows an, die keine zusätzlichen Einstellungen verlangen und für die keine Schulung erforderlich ist. Sie sind in jedem Tarif vorhanden:
· Abwesenheitsantrag – mit diesem Workflow können Sie eine Abwesenheit schnell beantragen. Der Antrag wird zuerst durch Abteilungsleiter genehmigt und dann an Personalabteilung zur weiteren Bearbeitung gesendet.
· Dienstreise – mit diesem Workflow können Sie eine Dienstreise beantragen und komplett vorbereiten. In den Prozess der Genehmigung werden alle erforderlichen Abteilungen inkl. Buchhaltung einbezogen.
· Allgemeine Anfragen – hier können Sie einen beliebigen Antrag erstellen und diesen an einen Mitarbeiter senden, der sich damit beschäftigen soll.
· Bestellantrag – Hier können Sie einen Bestellantrag erstellen und zur Genehmigung senden. Hängen Sie alle notwendigen Informationen und Dokumente bezüglich der Bestellung an.
· Abrechnung – hier können Sie eine Abrechnung erstellen und zur Genehmigung senden.
Jeder Mitarbeiter kann jeglichen Workflow direkt im Activity Stream starten. Die Bearbeitungsstufen kann der Mitarbeiter auch im Activity Stream verfolgen.
Beachten Sie bitte, dass diese Workflows nicht mit denen im CRM, Allgemeinen Drive und Listen zusammenhängen, die Workflows im Activity Stream sind komplett neu.
Wenn Sie einen neuen Workflow erstellen möchten, können Sie dies im Bereich Unternehmen – Workflows machen. Die Einstellungen sind nur für den Administrator des jeweiligen Bitrix24 Accounts verfügbar.
Im Bereich Mein Arbeitsplatz – Workflow finden Sie die Anträge der Mitarbeiter, die auf Ihre Entscheidung warten. Der Zähler zeigt dabei die Anzahl dieser Anträge.
In diesem Bereich haben Sie auch die Möglichkeit, Anträge zu delegieren, indem Sie einen neuen Verantwortlichen aus der Liste auswählen und eingeben, falls Sie keine Zeit haben oder in Urlaub gehen.
Die Seite Meine Anträge zeigt Ihnen alle Workflows, die Sie aktiviert haben. Sie sehen, in welcher Bearbeitungsstufe Ihr Workflow momentan ist.
Lassen Sie uns den Workflow „Dienstreise“ näher anschauen.
Als Erstes füllt der Mitarbeiter alle erforderlichen Felder direkt im Activity Stream aus und geht auf „Senden“:
Der Vorgesetzte des Mitarbeiters erhält den Antrag im Activity Stream und dazu eine Benachrichtigung, in der er aufgefordert wird, den Antrag auf eine Dienstreise zu genehmigen bzw. abzulehnen:
Nachdem der Vorgesetzte den Antrag genehmigt hat, bekommt der Mitarbeiter eine Benachrichtigung darüber:
Nun ist ein Sachbearbeiter der Personalabteilung dran, der den Antrag überprüfen muss:
Jetzt können Sie Ihre Dienstreise starten. Wie wir alle wissen, beinhaltet jede Dienstreise viele Rechnungen und Unterlagen, die wir später bei der Personalabteilung einreichen müssen.
So kommt der nächste Schritt unseres Antrags zur Geltung. Hier können Sie alle Unterlagen hinzufügen und an die Personalabteilung senden.
Der Sachbearbeiter der Personalabteilung prüft die Unterlagen nach und schließt den Antrag ab bzw. fordert die fehlenden Unterlagen an.
So sind die neuen Workflows, die Bitrix24 für Sie vorbereitet hat. Sie alle sind auch im kostenlosen Tarif „Free“ vorhanden.
Nutzen Sie die vorhandenen Workflows, erstellen Sie Ihre eigenen, schicken Sie uns Ihr Feedback zu, ich warte auf Ihre Kommentare!
