Hallo zusammen!
Ohne Import-Option ist die Arbeit in CRM schwer vorstellbar. Momentan ist das Importieren der Datei nur im CSV-Format möglich, was manchmal Schwierigkeiten bereiten könnte.
Deswegen möchte ich euch heute erzählen, wie man die Datei richtig importiert, was man vorher alles machen sollte, damit die Elemente reibungslos importiert werden.
Die Dateien in richtigem Format speichern.
Leider gibt uns das Excel-Format nicht die Möglichkeit, die Datei in richtiger Codierung zu speichern. Und eine richtige Codierung ist erforderlich, wenn Sie Ihre Daten nach dem Import vollständig und korrekt angezeigt bekommen möchten.
Ich möchte euch über eine der vielen Möglichkeiten erzählen. Es gibt mehrere Programme, die es ermöglichen, die Codierung der Datei zu ändern. Ich zeige euch ein Beispiel, wie man die Codierung mit dem Programm Notepad++ ändert.
Als Erstes, sollte man die Excel Datei im CSV-Format speichern (CSV-Trennzeichen-getrennt).
Jetzt werden wir dieser Datei eine neue Codierung vergeben, bspw. die Codierung UTF-8. Wir werden dafür das Programm Notepad++ verwenden:
Wenn Ihr rechts unten die Codierung, die ausgewählt wurde, seht, dann könnt Ihr schon die Datei speichern und schließen.
Import der Datei
Es sind einige Schritte erforderlich, bevor man die Datei importiert:
1. Als Erstes, solltet Ihr im CRM das gewünschte CRM-Element (z.B. Kontakte) auswählen und aufs Importieren klicken.
2. Ihr bekommt die Parameter zur Sicht. Hier ist es erforderlich die richtige Codierung und die gewünschten Parameter auszuwählen.
3. Weiter geht es mit der Übereinstimmung der Felder, hier könnt Ihr diese einstellen.
4. Als Nächstes habt Ihr die Möglichkeit die Elemente, die Ihr importiert, nach Dubletten zu kontrollieren. Es ist Euch überlassen, welche aus den vier Optionen ausgewählt wird.
5. Der letzte Schritt ist der Import selbst. Ihr werdet die Anzahl der importierten Elemente zu sehen bekommen.
Was soll man machen, wenn im CRM einige Felder fehlen, die aber in der zu importierenden Datei gibt?
Wenn Ihr in der Datei einige Felder habt, die nicht im CRM existieren, dann sollte man diese im CRM einfügen, bevor man die Datei importiert.
Die Felder könnt Ihr im Bereich CRM – Einstellungen – Benutzerdefinierte Felder einfügen.
Es ist auch möglich, die Felder direkt auf der Seite des CRM-Elements einfügen.
Noch eine Möglichkeit, die Kontakte zu importieren.
Eine weitere Möglichkeit ist es, die Kontakte aus dem Outlook zu importieren.
Man sollte den Kontakt im Outlook als eine Visitenkarte an die E-Mail-Adresse (die mit Send&Save integriert ist) verschicken.
Fragen und Kommentare sind herzlich willkommen
