· Mehdi Aroui · ki-automatisierung · 3 min read
KI-Werkzeuge im B2B-Alltag 2025: Copilot vs. ChatGPT
Microsoft Copilot, ChatGPT Team und Co. sind in vielen Büros angekommen. Welches Werkzeug passt für welchen Anwendungsfall, was gilt beim Datenschutz in DACH und wann brauchen Sie einen AVV?
KI-Werkzeuge sind im B2B angekommen
Was 2023 noch als Experiment galt, ist 2025 Alltag in vielen KMU: Texte entwerfen, Protokolle zusammenfassen, Code erklären, Recherchen strukturieren. Aus unserer Beratungspraxis in Hamburg sehen wir, wie KMU die Werkzeuge zunehmend nutzen, aber oft ohne klare Governance. Die Werkzeuge haben sich in zwei Jahren erheblich weiterentwickelt, aber die Grundfragen zu Datenschutz, Auswahl und Einsatzgrenzen sind geblieben.
Dieser Leitfaden fasst zusammen, welche Werkzeuge für welchen Zweck taugen und was beim Einsatz in Deutschland und DACH zu beachten ist.
Die wichtigsten KI-Werkzeuge für KMU
Microsoft Copilot (M365)
Microsoft Copilot ist direkt in Word, Excel, Outlook, Teams und SharePoint integriert. Für Unternehmen, die bereits M365 nutzen, ist das der naheliegendste Einstieg.
Stärken:
- Kein separates Konto, keine neue Oberfläche
- Daten bleiben im M365-Mandanten, Verarbeitung in der EU möglich
- Protokolle aus Teams-Meetings automatisch zusammenfassen
- E-Mail-Entwürfe direkt in Outlook erstellen
Einschränkungen:
- Erfordert Copilot-Lizenz zusätzlich zu M365 (Stand 2025: ab ca. 28 EUR pro Nutzer/Monat)
- Qualität der Ausgaben hängt stark von der Qualität der gespeicherten Daten ab
- Kein freies Chatten über externe Quellen
Datenschutz: Microsoft verarbeitet M365-Copilot-Daten im Rahmen des bestehenden Datenverarbeitungsvertrags (DPA). Kein gesonderter AVV nötig, wenn M365 bereits DSGVO-konform eingerichtet ist.
ChatGPT Team und ChatGPT Plus (OpenAI)
ChatGPT Team ist die Business-Variante für kleine bis mittlere Teams mit eigener Arbeitsbereichtrennung und ohne Training auf Firmeneingaben. ChatGPT Plus ist die Einzelperson-Variante mit vollem Modellzugang.
Stärken:
- Kein öffentliches Training auf Eingaben (bei Team und Plus)
- Längere Kontextfenster als die kostenlose Variante
- API-Zugang für eigene Automatisierungen (über separaten API-Zugang)
Einschränkungen:
- Verarbeitung primär in den USA, EU-Datenlokalisierung nur eingeschränkt möglich
- Kein direkter M365-Anschluss, separates Werkzeug
- Keine native Integration in Office-Produkte
Datenschutz in DACH: OpenAI bietet einen Datenverarbeitungsvertrag (DPA) für Team-Kunden. Personenbezogene Daten ohne Pseudonymisierung sollten nicht eingegeben werden. Für Branchen mit besonderem Schutzbedarf (Arztpraxen, Steuerberater) ist eine Rechtsberatung vor dem Einsatz empfohlen.
Google Gemini for Workspace
Ähnliches Modell wie Copilot, aber im Google-Workspace-Ökosystem. Für Unternehmen, die auf Google Workspace setzen, relevant. In Deutschland weniger verbreitet als M365.
Lokale Modelle (On-Premise)
Für Branchen mit sehr hohem Datenschutzbedarf (Medizin, Recht, Steuerberatung) gibt es zunehmend praxistaugliche lokale Modelle:
- Ollama mit Llama- oder Mistral-Modellen auf eigenem Server
- Keine Daten verlassen das Netzwerk
- Leistung deutlich unter GPT-4-Niveau, für einfache Aufgaben ausreichend
- Einrichtung und Pflege erfordern IT-Kenntnisse
Datenschutz und AVV-Pflicht in DACH
Wann brauchen Sie einen AVV?
Immer dann, wenn Sie personenbezogene Daten in ein KI-Werkzeug eingeben und der Anbieter diese Daten in irgendeiner Form speichert oder verarbeitet, ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO erforderlich.
Praktische Faustregel:
- Namen, E-Mail-Adressen, Kundennummern, Gesundheitsdaten: AVV prüfen
- Allgemeine Texte ohne Personenbezug, Strukturierungsaufgaben: meist kein AVV nötig
Die meisten Business-Tarife von OpenAI, Microsoft und Google stellen AVV-Dokumente bereit. Kostenlose Privatnutzungsversionen tun das in der Regel nicht.
Was nie in öffentliche KI-Werkzeuge gehört
- Patientendaten, Gesundheitsinformationen
- Vollständige Kundenstammdaten
- Interne Finanzdaten mit Personenbezug
- Passwörter, Zugangsdaten, API-Keys
- Vertragsinhalte mit Vertraulichkeitsklauseln
Praktische Anwendungsfälle für KMU
| Aufgabe | Werkzeug | Hinweis |
|---|---|---|
| E-Mail-Antworten entwerfen | Copilot in Outlook | Personenbezug prüfen |
| Meeting-Protokoll aus Stichpunkten | Copilot in Teams | Nur intern, kein Kundendaten-Upload |
| Technische Dokumentation zusammenfassen | ChatGPT Team | AVV abschließen |
| Excel-Formeln erklären | Copilot in Excel | Keine Kundendaten in der Datei |
| Blog-Entwurf erstellen | ChatGPT oder Copilot | Fachliche Prüfung danach |
| Code-Fehler erklären | GitHub Copilot oder ChatGPT | Kein produktiver Kundencode |
Copilot vs. ChatGPT Team: Was passt für Ihr Unternehmen?
| Kriterium | Copilot (M365) | ChatGPT Team |
|---|---|---|
| Voraussetzung | M365-Lizenz vorhanden | Kein M365 nötig |
| Integration | Nahtlos in Office | Separates Werkzeug |
| Datenlokalisierung EU | Ja (EU Data Boundary) | Eingeschränkt |
| AVV vorhanden | Im M365-DPA enthalten | Separat verfügbar |
| Kosten | Aufpreis zu M365 | Eigene Lizenz |
| Bester Einsatz | Office-Workflows | Freie Recherche, API |
Fazit
Für die meisten KMU in Deutschland ist Microsoft Copilot der sinnvollste Einstieg, wenn M365 bereits vorhanden ist: keine neue Oberfläche, Daten im bestehenden Mandanten, Datenschutz geregelt.
ChatGPT Team lohnt sich, wenn das Team intensiv mit freien Texten, Recherchen oder eigenen API-Automatisierungen arbeitet.
Wichtiger als die Werkzeugwahl ist die klare Nutzungsregel im Unternehmen: Was darf eingetragen werden, was nicht.
Netzleiter berät zu KI-Einführung, M365-Copilot-Rollout und Datenschutz-Grundlagen für KMU.
Hotline: 040 25 499 500 | support@netzleiter.com
