KI-Werkzeuge im B2B-Alltag: Copilot vs. ChatGPT Business

KI-Werkzeuge sind im B2B angekommen

Was 2023 noch als Experiment galt, ist seit 2025 in vielen KMU gelebter Alltag: Texte entwerfen, Protokolle zusammenfassen, Code erklären, Recherchen strukturieren. Aus unserer Beratungspraxis in Hamburg sehen wir, wie KMU die Werkzeuge zunehmend nutzen, aber oft ohne klare Governance. Die Werkzeuge entwickeln sich seitdem in hohem Tempo weiter, die Grundfragen zu Datenschutz, Auswahl und Einsatzgrenzen aus diesem Beitrag sind geblieben. Wer den KI-Einsatz strategisch angehen will, findet bei unserer Schwestermarke ki-berater.hamburg Workshops und Umsetzungsbegleitung für den Mittelstand.

Die Angaben zu Datenschutz, Vertragsgrundlagen und Datenlokalisierung wurden am 18. Oktober 2026 gegen die Herstellerseiten geprüft, die Quellen stehen im Text. Einzelne Preise und Funktionsumfänge können sich seitdem geändert haben, aktuelle Angaben prüfen Sie direkt beim jeweiligen Anbieter.

Die wichtigsten KI-Werkzeuge für KMU

Microsoft Copilot (M365)

Microsoft Copilot ist direkt in Word, Excel, Outlook, Teams und SharePoint integriert. Für Unternehmen, die bereits M365 nutzen, ist das der naheliegendste Einstieg.

Stärken

• Kein separates Konto, keine neue Oberfläche
• Daten bleiben im M365-Mandanten, für Nutzer in der EU gilt die EU Data Boundary
• Protokolle aus Teams-Meetings automatisch zusammenfassen
• E-Mail-Entwürfe direkt in Outlook erstellen

Einschränkungen

• Erfordert Copilot-Lizenz zusätzlich zu M365 (Business-Add-on, Stand August 2026 ab 18,20 EUR pro Nutzer/Monat bei Jahresabrechnung, aktuelle Preise beim Anbieter prüfen)
• Qualität der Ausgaben hängt stark von der Qualität der gespeicherten Daten ab
• Kein freies Chatten über externe Quellen

Datenschutz

Microsoft verarbeitet M365-Copilot-Daten im Rahmen der bestehenden Product Terms und des Data Protection Addendum (DPA). Ein gesonderter AVV ist deshalb meist nicht nötig, wenn M365 bereits nach DSGVO-Vorgaben eingerichtet ist. Für Nutzer in der EU läuft der Datenverkehr innerhalb der EU Data Boundary, ausgenommen sind Modelle von Anthropic als Unterauftragsverarbeiter (Quelle: Microsoft Learn, Daten, Datenschutz und Sicherheit für Microsoft 365 Copilot, abgerufen am 18.10.2026).

ChatGPT Business (früher ChatGPT Team) und ChatGPT Plus (OpenAI)

ChatGPT Business ist die Variante für Teams mit 2 bis 200 Beschäftigten, mit zentraler Verwaltung und gemeinsamem Arbeitsbereich. Der Standard-Platz kostet 20 USD je Nutzer und Monat bei Jahresabrechnung, 25 USD bei monatlicher Abrechnung (Quelle: OpenAI, Preise, über das Internet Archive abgerufen am 18.10.2026). ChatGPT Plus ist die Einzelperson-Variante.

Stärken

• Kein Training mit Firmeneingaben in der Grundeinstellung (ChatGPT Business)
• Zentrale Verwaltung mit SSO und MFA sowie Verbindung zu Google Workspace, Slack, GitHub und Microsoft 365
• Separater API-Zugang für eigene Automatisierungen

Einschränkungen

• Datenresidenz in der EU bietet OpenAI laut Preisseite im Tarif Enterprise an, im Tarif Business nicht
• Kein Bestandteil von M365, sondern ein separates Werkzeug mit eigener Anmeldung
• Keine native Integration in Office-Produkte

Datenschutz in DACH

OpenAI schließt auf Wunsch ein Data Processing Addendum (DPA) für ChatGPT Business, ChatGPT Enterprise und die API ab (Quelle: OpenAI, Enterprise Privacy, über das Internet Archive abgerufen am 18.10.2026). Für ChatGPT Plus nennt diese Seite keinen DPA, Firmendaten gehören dort nicht hinein. Personenbezogene Daten ohne Pseudonymisierung sollten auch in Business nicht eingegeben werden. Für Branchen mit besonderem Schutzbedarf (Arztpraxen, Steuerberater) ist eine Rechtsberatung vor dem Einsatz empfohlen.

Gemini in Google Workspace

Gemini arbeitet in Gmail, Docs und weiteren Workspace-Apps ähnlich wie Copilot in M365 (Google Workspace, KI-Funktionen, abgerufen am 18.10.2026). Für Unternehmen, die auf Google Workspace setzen, ist das der naheliegende Einstieg. In Deutschland ist Google Workspace weniger verbreitet als M365.

Lokale Modelle (On-Premise)

Für Branchen mit sehr hohem Datenschutzbedarf (Medizin, Recht, Steuerberatung) gibt es zunehmend praxistaugliche lokale Modelle:

• Ollama mit Llama- oder Mistral-Modellen auf eigenem Server
• Keine Daten verlassen das Netzwerk
• Die Leistung liegt auf üblicher Server-Hardware meist spürbar unter den großen Cloud-Modellen, für einfache Aufgaben reicht sie aus
• Einrichtung und Pflege erfordern IT-Kenntnisse

Datenschutz und AVV-Pflicht in DACH

Wann brauchen Sie einen AVV?

Immer dann, wenn Sie personenbezogene Daten in ein KI-Werkzeug eingeben und der Anbieter diese Daten in irgendeiner Form speichert oder verarbeitet, ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO erforderlich.

Praktische Faustregel:

• Namen, E-Mail-Adressen, Kundennummern, Gesundheitsdaten: AVV prüfen
• Allgemeine Texte ohne Personenbezug, Strukturierungsaufgaben: meist kein AVV nötig

Die meisten Business-Tarife von OpenAI, Microsoft und Google stellen AVV-Dokumente bereit. Kostenlose Privatnutzungsversionen tun das in der Regel nicht.

Was nie in öffentliche KI-Werkzeuge gehört

• Patientendaten, Gesundheitsinformationen
• Vollständige Kundenstammdaten
• Interne Finanzdaten mit Personenbezug
• Passwörter, Zugangsdaten, API-Keys
• Vertragsinhalte mit Vertraulichkeitsklauseln

Praktische Anwendungsfälle für KMU

Copilot vs. ChatGPT Business: Was passt für Ihr Unternehmen?

Für die meisten KMU in Deutschland ist Microsoft Copilot der sinnvollste Einstieg, wenn M365 bereits vorhanden ist: keine neue Oberfläche, Daten im bestehenden Mandanten, Datenverarbeitung im bestehenden M365-Vertrag.

ChatGPT Business lohnt sich, wenn das Team intensiv mit freien Texten, Recherchen oder eigenen API-Automatisierungen arbeitet.

Wichtiger als die Werkzeugwahl ist die klare Nutzungsregel im Unternehmen: Was darf eingetragen werden, was nicht.

Häufige Fragen

Wann brauche ich einen AVV für ein KI-Werkzeug?

Immer dann, wenn personenbezogene Daten in ein KI-Werkzeug eingegeben werden und der Anbieter diese Daten speichert oder verarbeitet, ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO erforderlich. Als Faustregel gilt: Namen, E-Mail-Adressen, Kundennummern und Gesundheitsdaten erfordern eine Prüfung, allgemeine Texte ohne Personenbezug meist nicht.

Was unterscheidet Microsoft Copilot von ChatGPT Business datenschutzrechtlich?

Copilot verarbeitet M365-Daten im Rahmen der bestehenden Product Terms und des DPA, ein gesonderter AVV ist meist nicht nötig, wenn M365 bereits nach DSGVO-Vorgaben eingerichtet ist. Bei ChatGPT Business schließt OpenAI auf Wunsch einen eigenen DPA ab, eine Datenresidenz in der EU nennt OpenAI laut Preisseite nur für den Tarif Enterprise.

Welche Daten gehören nie in öffentliche KI-Werkzeuge?

Patientendaten und Gesundheitsinformationen, vollständige Kundenstammdaten, interne Finanzdaten mit Personenbezug, Passwörter und Zugangsdaten sowie Vertragsinhalte mit Vertraulichkeitsklauseln.

Netzleiter berät KMU in Hamburg und der Metropolregion zu KI-Einführung, M365-Copilot-Rollout und Datenschutz-Grundlagen.

Hotline: 040 25 499 500 | support@netzleiter.com