· Mehdi Aroui · Produktivität · Lesedauer von ca. 5 Min.
EDV-Grundkenntnisse im Büro: Selbsttest mit 20 Punkten
Wie fit ist Ihr Team am Rechner? Zwanzig Prüfpunkte zu Windows, Outlook und Teams, Word und Excel sowie IT-Sicherheit, mit Auswertung, wo eine Schulung lohnt.
Die meisten Büro-Mitarbeiter haben den Rechner nie richtig gelernt, sondern sich das Nötige nebenbei abgeschaut. Das funktioniert, bis die Datei weg ist, die Besprechung nicht startet oder eine gefälschte E-Mail echt aussieht. Mit diesem Selbsttest sehen Sie in zehn Minuten, wo Ihr Team sicher ist und wo die Lücken liegen.
Kurz gesagt: Gehen Sie die zwanzig Punkte mit jeder Kollegin und jedem Kollegen einzeln durch. Zählen Sie je Bereich, wie oft die Antwort „nein“ oder „nicht sicher“ lautet. Ab drei Lücken in einem Bereich lohnt eine gezielte Schulung mehr als jede weitere Anleitung im Intranet.
So nutzen Sie den Selbsttest
Jeder Punkt beschreibt eine Aufgabe aus dem Büroalltag. Gefragt ist nicht, ob man davon schon gehört hat, sondern ob man es ohne Nachfragen sofort erledigen kann. Ehrliche Antworten helfen mehr als gute, das Ergebnis bleibt im Team. Wer neu im Betrieb ist, macht den Test am besten nach den ersten zwei Wochen, dann kennt er die eigenen Programme und Ablagen schon.
Bereich 1: Windows und Dateiablage
- Ich sperre den Bildschirm, sobald ich den Platz verlasse, und kenne dafür die Tastenkombination Windows-Taste plus L.
- Ich weiß, ob eine Datei auf meinem Rechner, in OneDrive oder auf SharePoint liegt, und was das für Sicherung und Zugriff bedeutet.
- Ich finde eine Datei über die Suche wieder, auch wenn ich nicht mehr weiß, in welchem Ordner sie liegt.
- Ich lege Dateien nach der Ordnerstruktur des Betriebs ab und nicht auf dem Desktop.
- Ich mache ein Bildschirmfoto von einem Ausschnitt und füge es in eine E-Mail oder einen Chat ein.
Bereich 2: Outlook und Teams
- Ich sortiere eingehende E-Mails mit Ordnern oder Regeln, statt alles im Posteingang zu suchen.
- Ich richte meine Abwesenheitsnotiz selbst ein, bevor ich in den Urlaub gehe.
- Ich lade Kolleginnen, Kollegen und externe Gäste zu einer Teams-Besprechung ein und teile darin meinen Bildschirm.
- Ich teile eine Datei als Link aus OneDrive oder Teams, statt sie als Anhang zu verschicken.
- Ich weiß, wann eine Nachricht in einen Teams-Kanal gehört und wann in einen privaten Chat.
Bereich 3: Word und Excel Grundlagen
- Ich schreibe Briefe mit der Firmenvorlage und nicht mit einer alten Datei, die ich überschreibe.
- Ich nutze in Word Formatvorlagen für Überschriften und erzeuge daraus ein Inhaltsverzeichnis.
- Ich speichere ein Dokument als PDF, bevor ich es an Kunden verschicke.
- Ich sortiere und filtere eine Excel-Tabelle, ohne dass dabei Zeilen durcheinandergeraten.
- Ich schreibe einfache Formeln wie Summe oder Mittelwert selbst und erkenne, wenn eine Formel falsch rechnet.
Bereich 4: IT-Sicherheit im Alltag
- Ich erkenne typische Merkmale einer Phishing-E-Mail, etwa eine abweichende Absenderadresse oder einen Link, der woanders hinführt, als er vorgibt.
- Ich verwende für jedes Konto ein eigenes Passwort und speichere es in einem Passwortmanager statt auf einem Zettel.
- Ich melde mich bei Microsoft 365 mit zweitem Faktor an, etwa über die Authenticator-App.
- Ich weiß, welche Daten ich mit externen Partnern teilen darf und auf welchem Weg.
- Ich weiß, wen ich anrufe, wenn mir eine E-Mail, ein Anruf oder eine Anmeldeseite verdächtig vorkommt.
Auswertung je Bereich
Zählen Sie je Bereich die Punkte mit „nein“ oder „nicht sicher“.
| Lücken je Bereich | Einordnung | Empfehlung |
|---|---|---|
| 0 bis 1 | sicher | keine Schulung nötig, einzelne Fragen im Team klären |
| 2 | ausbaufähig | kurze Einweisung durch eine erfahrene Kollegin oder einen Kollegen |
| 3 bis 5 | Lücke mit Folgen | gezielte Schulung in diesem Bereich |
Die Bereiche haben nicht dasselbe Gewicht. Eine Lücke in der Dateiablage kostet Zeit, eine Lücke bei der IT-Sicherheit kann den ganzen Betrieb treffen. Phishing bleibt laut BSI ein verlässlicher Weg für Angreifer, um ersten Zugang zu Firmennetzen zu bekommen. Und die Anmeldung mit zweitem Faktor verhindert nach Microsoft-Forschung mehr als 99,2 Prozent der Kontoübernahmen. Zeigt Ihr Team im Bereich 4 auch nur zwei Lücken, fangen Sie dort an.
Warum Lücken im Büro teuer werden
Fehlende Grundkenntnisse fallen selten auf einen Schlag auf. Sie zeigen sich als Rückfragen an die eine Kollegin, die sich auskennt, als doppelt abgelegte Dateien, als Besprechungen, die zehn Minuten zu spät starten, und als Support-Anfragen wegen Kleinigkeiten. Jede einzelne ist harmlos, zusammen binden sie jede Woche Arbeitszeit, und die erfahrensten Leute im Team zahlen den größten Teil davon.
Dazu kommt, dass sich Microsoft 365 laufend verändert. Wer Outlook und Teams zuletzt bei der Einführung gezeigt bekommen hat, arbeitet oft mit Umwegen, die es längst nicht mehr braucht.
Wie Netzleiter die Lücken schließt
Die vier Bereiche dieses Tests sind die vier Module unseres Computer-Führerscheins für Mitarbeiter. Jedes Modul dauert drei Stunden und ist einzeln buchbar, Sie schulen also nur, wo der Test Lücken zeigt. Wir kommen zu Ihnen nach Hamburg oder schulen remote über Teams und üben an den Rechnern und Konten, mit denen Ihr Team jeden Tag arbeitet.
Manchmal zeigt der Test auch, dass nicht die Bedienung das Problem ist, sondern die Einrichtung darunter: ein OneDrive, das nicht synchronisiert, ein fehlender zweiter Faktor, eine Ordnerstruktur, die niemand versteht. Solche Punkte gehören in den IT-Support und die IT-Betreuung, und wer Microsoft 365 erst sauber aufsetzen will, findet den Weg unter Microsoft 365 für KMU. Wie sichere Passwörter heute aussehen, steht im Beitrag Passwörter der Zukunft.
Häufige Fragen
Was gehört zu EDV-Grundkenntnissen im Büro?
Zu den EDV-Grundkenntnissen im Büro gehören vier Bereiche: Windows und Dateiablage, E-Mail und Besprechungen mit Outlook und Teams, Textverarbeitung und Tabellen mit Word und Excel sowie sicheres Verhalten bei Phishing, Passwörtern und Anmeldung mit zweitem Faktor.
Wie oft sollte ein Team den Selbsttest machen?
Einmal bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter und danach etwa einmal im Jahr. Nach einer Umstellung, etwa auf Microsoft 365 oder ein neues Ablagesystem, lohnt ein zusätzlicher Durchgang nach wenigen Wochen.
Ist eine Schulung nötig, wenn nur einzelne Mitarbeiter Lücken haben?
Nicht unbedingt. Fehlen einzelnen Personen einzelne Punkte, reicht oft eine kurze Einweisung im Team. Zeigen mehrere Mitarbeiter Lücken im selben Bereich, ist eine gemeinsame Schulung meist schneller und günstiger als viele Einzelerklärungen.
Ersetzt der Selbsttest ein Zertifikat wie den ICDL?
Nein. Der Selbsttest zeigt Ihnen, wo Ihr Team im Alltag steht. Ein Zertifikat wie der ICDL ist eine Prüfung bei zugelassenen Prüfzentren. Unser Computer-Führerschein endet mit einer Teilnahmebescheinigung von Netzleiter.
