E-Rechnung Pflicht 2027: Was KMU jetzt tun müssen

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ohne Übergangsfrist, unabhängig von Größe, Rechtsform und Umsatz. Ein E-Mail-Postfach genügt dafür, mehr verlangt der Gesetzgeber im ersten Schritt nicht (BMF, FAQ zur E-Rechnung, Abruf 05.09.2026).

Beim Schreiben haben Sie länger Zeit, aber nicht unbegrenzt. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr ihre B2B-Rechnungen als E-Rechnung ausstellen. Maßstab ist der Umsatz des Jahres 2026, also der, den Sie gerade machen. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht für alle übrigen Unternehmen (§ 27 Abs. 38 UStG, Wachstumschancengesetz).

Der teuerste Irrtum in diesem Thema steht meist schon im dritten Satz eines Gesprächs: „Wir schicken doch längst PDF.” Eine PDF-Datei per E-Mail ist keine E-Rechnung. Ein Scan ist es nicht, ein Foto nicht, eine Word-Datei nicht. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931, den die Buchhaltung des Empfängers ohne Abtippen einliest. Alles andere heißt im Gesetz „sonstige Rechnung” und ist ab Ihrem Stichtag im B2B-Geschäft nicht mehr zulässig.

Ab wann Sie betroffen sind

Stand 5. September 2026 gelten die folgenden Fristen unverändert.

Ab wann	Wen es trifft	Was gilt
01.01.2025	alle inländischen Unternehmen	Empfang von E-Rechnungen ist Pflicht, ohne Übergangsfrist
2025 und 2026	alle Aussteller	Papier und PDF bleiben mit Zustimmung des Empfängers erlaubt
01.01.2027	Vorjahresumsatz über 800.000 Euro	Ausstellungspflicht im B2B
01.01.2028	alle übrigen Unternehmen	Ausstellungspflicht im B2B

Ausnahmen bleiben bestehen. Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto, Fahrausweise und die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfreien Umsätze dürfen weiter als Papier oder PDF laufen. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Ausstellung dauerhaft befreit (§ 34a UStDV, Jahressteuergesetz 2024). Empfangen müssen sie trotzdem, und zwar seit Anfang 2025 wie jeder andere Betrieb auch.

Was ebenfalls nicht unter die B2B-Pflicht fällt, sind Rechnungen an Privatkunden. Wer überwiegend an Endverbraucher fakturiert, hat beim Ausstellen also wenig zu tun und beim Empfangen trotzdem alles.

Warum eine PDF nicht reicht

Der Unterschied liegt nicht im Dateiformat, sondern in der Verarbeitbarkeit. Eine PDF ist ein Bild von einer Rechnung. Ein Mensch liest sie, eine Software rät. Ein strukturierter Datensatz nach EN 16931 dagegen sagt maschinell eindeutig, welcher Betrag der Nettobetrag ist, welche Nummer die Rechnungsnummer und welches Konto die Bankverbindung.

In der Praxis begegnen Ihnen zwei Formate.

ZUGFeRD ist eine PDF-Datei mit eingebetteter XML. Sie sieht aus wie Ihre bisherige Rechnung, ein Mensch kann sie lesen, und die Software des Empfängers zieht sich die Daten aus dem eingebetteten Teil. Das ist der übliche Weg zwischen Unternehmen.

XRechnung ist reine XML ohne Sichtfassung. Sie ist der Standard für öffentliche Auftraggeber und braucht zwei Angaben, die im normalen Geschäftsverkehr keine Rolle spielen, nämlich die Leitweg-ID und oft eine Lieferantennummer.

Beide erfüllen die Norm EN 16931 und sind gleichwertig zulässig (Lexware, XRechnung und ZUGFeRD, Abruf 05.09.2026). Welches Format Sie schicken, entscheidet der Empfänger, nicht Ihr Geschmack.

Ein Punkt daraus wird gern übersehen: Bei einer E-Rechnung ist die strukturierte Datei das Original. Ausdrucken, abheften und die Datei löschen ist kein zulässiges Verfahren mehr. Aufzubewahren ist die Datei selbst, seit dem 1. Januar 2025 acht statt zehn Jahre (§ 14b UStG, Viertes Bürokratieentlastungsgesetz). Die kürzere Frist erfasst auch ältere Rechnungen, deren Aufbewahrungsfrist am 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen war. Andere Aufbewahrungspflichten bleiben davon unberührt, deshalb raten viele Steuerkanzleien weiterhin zu zehn Jahren als Puffer.

Behördenkunden: der Hamburger Weg

Wer an die öffentliche Hand liefert, kennt die Pflicht länger als der Rest. Rechnungen an Bundesbehörden laufen seit dem 27. November 2020 als XRechnung, sonst werden sie abgelehnt. Das frühere Bundesportal ZRE wurde im September 2025 auf die Plattform OZG-RE migriert und zum Jahresende 2025 abgeschaltet, bevorzugter Kanal ist Peppol (E-Rechnung Bund, Plattform-Konsolidierung, Abruf 05.09.2026).

Für Hamburger Betriebe ist die Stadt selbst der häufigere Auftraggeber. Gegenüber der Freien und Hansestadt Hamburg gilt die E-Rechnungspflicht seit dem 1. Januar 2022 ab einem Nettobetrag von 1.000 Euro bei Lieferung und Leistung, bei Bauleistungen ab 3.000 Euro. Akzeptiert werden XRechnung in den Versionen 2.2, 2.3 und 3.0 sowie ZUGFeRD 2.2 in der Ausprägung EN 16931, umgangssprachlich „Comfort”.

Drei Wege führen hinein, und alle drei haben eine Hürde davor:

Peppol unter der ID 0204:02-FHH-06. Der sauberste Weg, wenn Ihre Software einen Peppol-Zugang hat.
Das E-Rechnungsportal der Stadt, nach Registrierung mit Servicekonto Business oder Elster-Unternehmenszertifikat.
E-Mail an rechnung@xrechnung.hamburg.de, aber nur von einer zuvor registrierten Absenderadresse.

Alle Angaben nach Kasse.Hamburg, E-Rechnungsversand an die FHH, Abruf 05.09.2026. Dort steht auch eine Übersicht sämtlicher Leitweg-IDs der Stadt als PDF zum Abruf.

Damit zur meistgestellten Frage in beiden bisherigen Schulungen: Wo beantragt man eine Leitweg-ID? Gar nicht. Die Leitweg-ID ist die Rechnungsadresse Ihres Auftraggebers, nicht Ihre eigene Kennung. Sie erfragen sie beim Amt, beim Gericht oder bei der Dienststelle, die den Auftrag erteilt hat. Für Hamburger Stellen gibt es dafür die Auskunftsadresse leitwegid@22222.hamburg.de.

Zehn Stolperfallen, sechs davon aus dem echten Betrieb

Die folgenden Punkte stammen aus unserer Einrichtungs- und Schulungspraxis in kleinen Betrieben. Sie kosten in der Regel keine Bußgelder, sondern Zeit und Nerven, und sie treten fast immer zum ungünstigsten Zeitpunkt auf, nämlich beim ersten scharfen Versand.

Der Geschäftskunde ist als Person angelegt. Ein Betrieb schreibt seit Jahren an dieselbe Behörde. Der Kontakt steht im System als natürliche Person, weil ihn vor vier Jahren jemand so angelegt hat. Die E-Rechnungsfunktion ist aktiv, die Umsatzsteuernummer hinterlegt, trotzdem bietet die Software keine E-Rechnung an. Niemand versteht, warum. Eine E-Rechnung setzt einen Empfänger der Kontaktart Firma voraus, sonst fehlt dem Datensatz die Rechtsform.

Das schöne Briefpapier blockiert die Rechnung. Ein Betrieb hat sein Briefpapier als fertige PDF hochgeladen und legt die Rechnung beim Druck darüber. Das funktioniert seit Jahren. Für die E-Rechnung nicht: Bei ZUGFeRD und XRechnung ist kein hochgeladenes Briefpapier möglich, weil Angaben wie die Bankverbindung maschinenlesbar im XML-Teil stehen müssen. Ein im Layout-Editor gesetztes Logo ist dagegen erlaubt (Lexware Office Help Center, Drucklayouts für E-Rechnungen, Abruf 05.09.2026). Die Lösung ist eine halbe Stunde Layoutarbeit, nicht eine neue Software.

Das Aktenzeichen steht im Freitext. Ein Betrieb mit Behördenaufträgen schreibt Aktenzeichen und Einsatzort seit jeher in eine freie Textzeile über den Positionen. Für den Sachbearbeiter am Gericht war das lesbar. Die Buchhaltung liest den Freitext nicht mehr ein, sie liest Positionen. Prüffähige Angaben gehören in die Positionsbeschreibung, sonst wandert die Rechnung in die manuelle Klärung und die Zahlung verzögert sich.

Der Stundenzettel soll als Anhang mit. Bei ZUGFeRD lassen sich zusätzliche Dateien mitgeben, bei XRechnung geht das nicht. Wer für Behörden abrechnet und Nachweise beilegen muss, klärt vorher mit der Dienststelle, wie sie diese Nachweise haben will. Für das Finanzamt zählt ohnehin nur die Rechnungsdatei selbst.

Die Portalregistrierung fehlt. Ein Absender schickt seine erste XRechnung korrekt formatiert per E-Mail an die Stadt. Sie kommt zurück. Die Hamburger Annahme per E-Mail funktioniert nur von einer registrierten Absenderadresse, und die Registrierung braucht ein Servicekonto Business oder ein Elster-Unternehmenszertifikat. Das dauert nicht lange, aber es dauert, und zwar bevor die erste Rechnung rausgeht.

Alle arbeiten mit einem Zugang. Ein Betrieb nutzt einen gemeinsamen Administrator-Zugang für alle Arbeitsplätze. Solange nichts passiert, fällt das nicht auf. Sobald eine Rechnung fehlerhaft storniert wurde, lässt sich nicht mehr feststellen, wer wann was getan hat. Bei einer Betriebsprüfung ist das keine gute Ausgangslage.

Vier weitere Punkte fassen wir kurz, weil sie sich schnell abstellen lassen: die falsche Annahme, PDF genüge bereits. Die Suche nach einer Behörde für die eigene Leitweg-ID. Ein beim Systemwechsel gebrochener Nummernkreis ohne Dokumentation. Und das Löschen einer Rechnung statt der Stornierung, was in der Prüfung als Lücke in der Belegkette auffällt.

Was Ihre Rechnungssoftware können muss

Die Anforderungen sind softwareneutral und lassen sich in einer Viertelstunde prüfen. Ihr System muss E-Rechnungen im Format ZUGFeRD oder XRechnung erzeugen können, es muss Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer führen, es muss Kontakte als Firma unterscheiden, jede Position braucht einen positiven Nettopreis, und das Drucklayout muss ohne hochgeladenes Briefpapier auskommen und eine Bankverbindung tragen. Für den Empfang brauchen Sie eine Stelle, an der eingehende XML zuverlässig landet und geprüft wird, statt in einem Sammelpostfach zu versacken.

Ein Beispiel aus der Praxis: In Lexware Office empfangen alle Tarife E-Rechnungen, erstellen und übermitteln lässt sich ab Tarif M (lexware.de/preise, Abruf 05.09.2026). Der Versand läuft laut Hersteller per E-Mail oder als XML-Download für das Portal des jeweiligen Auftraggebers (lexware.de, XRechnung und ZUGFeRD, Abruf 05.09.2026). Welchen Übermittlungsweg Ihr eigenes Programm anbietet, prüfen Sie am besten direkt beim Hersteller, Peppol-Anbindungen kommen laufend dazu.

Damit ist die Softwarefrage meist schon beantwortet. Was fehlt, ist selten das Programm, sondern die Einrichtung dahinter: Stammdaten, Layout, Zugänge, Zuständigkeiten.

Die Schulung „E-Rechnung im Betrieb”

Netzleiter hat diese Schulung bisher zweimal gehalten, einmal für einen Dienstleister mit Behördenkunden und einmal für einen Handelsbetrieb. Beide Male am echten System des Betriebs.

Der Aufbau umfasst fünf Blöcke in drei Stunden, danach den Workshop. Zuerst Grundlagen und Überblick, also was bereits eingerichtet ist und wie die Belegkette läuft. Dann die Stammdaten, weil dort die Hälfte der späteren Fehler entsteht, inklusive Behördenkontakten mit Leitweg-ID und Lieferantennummer. Danach das Rechnungschreiben mit den Pflichtangaben nach § 14 UStG und dem Unterschied zwischen Löschen, Storno und Rechnungskorrektur. Der Schwerpunkt liegt im vierten Block auf der E-Rechnung selbst, von Fristen über Formatwahl bis zur Einreichung bei Behörden. Zum Schluss Mahnwesen, Aufbewahrung und die Hausregeln fürs Team, gefolgt von einem Workshop mit sechs Aufgaben am eigenen Mandanten.

Was das von einem Webinar unterscheidet: Der Zuschnitt kommt aus Ihrem Betrieb. Wer für Behörden arbeitet, bekommt Leitweg-IDs, Portalwege und Aktenzeichen, ein Handelsbetrieb bekommt Artikel, Einheiten und Auslandsrechnungen. Geübt wird am eigenen System mit einem Testkunden, nicht an einer Demo. Am Ende liegt eine zweiseitige Kurzreferenz auf dem Schreibtisch, und offene Einrichtungsfragen halten wir fest und klären sie, soweit der Aufwand es zulässt, im selben Termin statt in einem Folgeticket.

Die Checkliste zum Mitnehmen

Wenn Sie zuerst selbst prüfen wollen, wo Ihr Betrieb steht: „E-Rechnung in 10 Punkten, die Checkliste für KMU” fasst Voraussetzungen und Stolperfallen in zehn Punkten auf zwei Seiten zusammen, softwareneutral und zum Abhaken.

Checkliste als PDF herunterladen

Schulungstermin anfragen

Sie sagen uns, welche Software Sie einsetzen, wie viele Arbeitsplätze damit arbeiten und ob Behördenkunden dabei sind. Wir melden uns mit einem Terminvorschlag und einem auf Ihren Betrieb zugeschnittenen Ablauf.

Schulungstermin anfragen

Wenn sich bei der Vorbereitung zeigt, dass nicht die Schulung das Problem ist, sondern die Einrichtung, sagen wir das. Fehlende Zugänge, ein nie sauber aufgesetztes Drucklayout oder Stammdaten aus drei Jahrzehnten sind Einrichtungsarbeit und keine Schulungsstunde. Beides lässt sich verbinden, und für Betriebe, die anschließend nicht jedes Mal neu suchen wollen, wenn etwas klemmt, gibt es den IT-Wartungsvertrag mit fester Ansprechstelle.

Häufige Fragen

Ab wann muss ich E-Rechnungen schreiben? Ab dem 1. Januar 2027, wenn Ihr Gesamtumsatz 2026 über 800.000 Euro lag. Sonst ab dem 1. Januar 2028. Empfangen müssen Sie bereits seit dem 1. Januar 2025.

Reicht eine PDF per E-Mail? Für den B2B-Versand nur noch bis zu Ihrem Stichtag und nur mit Zustimmung des Empfängers. Eine PDF ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes, weil sie nicht strukturiert verarbeitbar ist.

Was ist eine Leitweg-ID und wo bekomme ich sie? Sie ist die Adresskennung Ihres öffentlichen Auftraggebers im Rechnungsverkehr. Beantragen können Sie sie nicht, Sie erfragen sie bei der Stelle, die den Auftrag erteilt hat. Für Hamburg gibt es die Auskunftsadresse leitwegid@22222.hamburg.de.

Wie schicke ich eine Rechnung an ein Hamburger Gericht? Als XRechnung über Peppol, über das E-Rechnungsportal der Stadt nach Registrierung oder per E-Mail von einer registrierten Absenderadresse. Ab 1.000 Euro netto ist der elektronische Weg verpflichtend.

Was passiert mit meinem Briefpapier? Ein hochgeladenes PDF-Briefpapier lässt sich für E-Rechnungen nicht verwenden. Ein im Layout-Editor gesetztes Logo bleibt möglich. Das Erscheinungsbild bleibt also erhalten, der Weg dorthin ändert sich.

Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren? Acht Jahre, und zwar auch für ältere Rechnungen, deren Frist am 31. Dezember 2024 noch lief. Aufzubewahren ist die strukturierte Datei, nicht der Ausdruck. Für den Einzelfall fragen Sie Ihre Steuerkanzlei.

Rechtlicher Hinweis

Dieser Beitrag ordnet die Rechtslage für die Praxis ein und ersetzt keine steuerliche Beratung. Ob und ab wann Ihr Betrieb betroffen ist, welche Umsätze in die 800.000-Euro-Grenze einfließen und wie Sie mit Sonderfällen umgehen, klären Sie bitte mit Ihrer Steuerkanzlei. Der Gesetzgeber kann Fristen und Schwellenwerte ändern, der Stand dieses Beitrags ist der 5. September 2026.