E-Mail-Signaturen mit CodeTwo
Eine Signatur für das ganze Team, zentral verwaltet
Einheitlich, mit vollständigen Pflichtangaben und ohne dass Mitarbeiter in Outlook basteln. Netzleiter richtet die zentrale Signatur-Verwaltung mit CodeTwo in Microsoft 365 ein und hält sie im Betrieb aktuell. Alle Leistungen.
Warum verteilte Outlook-Signaturen ein Problem sind
Jeder Mitarbeiter pflegt seine Signatur selbst, und mit jedem Jahr wächst der Wildwuchs. Alte Logos, verwaiste Durchwahlen, drei Schriftarten in einem Team und auf dem Smartphone fehlt die Signatur ganz. Dazu kommt die rechtliche Seite: geschäftliche E-Mails gelten als Geschäftsbriefe und brauchen je nach Rechtsform die Pflichtangaben aus Paragraf 37a HGB beziehungsweise Paragraf 35a GmbHG. Fehlen sie, haftet nicht der Mitarbeiter, sondern das Unternehmen.
Wildwuchs
Jede von Hand gepflegte Signatur driftet mit der Zeit vom Original weg.
Veraltete Angaben
Umzug, neue Rufnummer, neuer Prokurist. Von Hand kommt das nie überall an.
Fehlende Pflichtangaben
Firma, Rechtsform, Sitz, Registergericht und Registernummer gehören in jede geschäftliche E-Mail.
Zentrale Verwaltung mit CodeTwo
CodeTwo hängt sich in den Mailfluss von Microsoft 365 und fügt die Signatur beim Versand an. Die Vorlage entsteht einmal, die Daten kommen automatisch aus Entra ID.
Eine Vorlage statt hundert Kopien
Das Signatur-Design wird einmal zentral gestaltet und gilt für alle. Änderungen wirken sofort für das ganze Team.
Platzhalter aus Entra ID
Name, Funktion, Durchwahl und Standort kommen aus der Benutzerverwaltung. Gepflegt wird an einer Stelle, nicht in jedem Postfach.
Kampagnen-Banner mit Zeitsteuerung
Aktionen, Veranstaltungen oder Zertifizierungen laufen als Banner unter der Signatur mit, mit Start- und Enddatum.
Alle Geräte, alle Wege
Die Signatur sitzt serverseitig im Mailfluss. Outlook, Browser und Smartphone versenden identisch, auch am Remote-Arbeitsplatz.
Unsere eigene Signatur als Fallbeispiel
Netzleiter setzt CodeTwo im eigenen Haus ein. Jede E-Mail unseres Teams trägt dieselbe Signatur mit vollständigen Pflichtangaben, und die Kampagnen-Banner unter diesem Text sind genau so entstanden: zentral angelegt, zeitgesteuert, ohne dass ein Mitarbeiter etwas anfassen musste. Wenn Sie über einen solchen Banner hierher gefunden haben, sehen Sie das System gerade in Aktion.
Referenz aus dem Betrieb
Wir verkaufen nichts, was wir nicht selbst täglich nutzen.
Einrichtung als Paket
Analyse der Pflichtangaben, Vorlagen-Design, Rollout auf alle Postfächer.
Pflege im Wartungsvertrag
Änderungen an Vorlagen und Bannern laufen über den laufenden Betrieb.
FAQ
Häufige Fragen
Müssen unsere Mitarbeiter etwas in Outlook einstellen?
Nein. Die Signatur wird zentral beim Versand angefügt, in Outlook am Arbeitsplatz, im Browser und auf dem Smartphone. Niemand pflegt mehr eine eigene Signatur.
Woher kommen Name, Titel und Durchwahl in der Signatur?
Aus Entra ID. Die Vorlage enthält Platzhalter, die Daten pflegt Ihre Benutzerverwaltung an einer Stelle. Ändert sich eine Durchwahl, stimmt die Signatur ab der nächsten E-Mail.
Was hat es mit den Pflichtangaben auf sich?
Geschäftliche E-Mails gelten als Geschäftsbriefe. Je nach Rechtsform verlangen Paragraf 37a HGB oder Paragraf 35a GmbHG Angaben wie Firma, Rechtsform, Sitz, Registergericht und Handelsregisternummer. Eine zentrale Vorlage stellt sicher, dass sie in jeder E-Mail vollständig stehen.
Können wir zeitlich begrenzte Aktionen in die Signatur nehmen?
Ja. CodeTwo steuert Kampagnen-Banner mit Start- und Enddatum. Ein Aktionshinweis läuft automatisch aus, ohne dass jemand daran denken muss.
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Fachbeiträge rund um Microsoft 365 finden Sie in unserem Blog.
Einheitliche Signaturen ab dem nächsten Rollout
Wir prüfen Ihre Pflichtangaben, gestalten die Vorlage nach Ihrem Erscheinungsbild und rollen sie auf alle Postfächer aus. Vereinbaren Sie ein Gespräch.