Datenverlust vorbeugen: Vorsicht ist besser als Nachsicht

Zwei Wege mit derselben defekten Festplatte

Eine Festplatte klickt, ein NAS startet nicht mehr, auf dem Notebook fehlt der Projektordner. Wer dann Hilfe sucht, landet in Hamburg bei zwei Arten von Adressen. Die eine ist eine Annahmestelle, die den Datenträger entgegennimmt und an ein Labor weiterschickt. Die andere ist ein IT-Fachbetrieb, der dasselbe tut und dabei noch etwas anderes im Blick hat.

Beide Wege führen bei einem physischen Schaden ins selbe Reinraumlabor, bei uns ist das DATA REVERSE. Der Unterschied liegt nicht in der Rettung, sondern in dem Gespräch davor und danach. Eine Annahmestelle beantwortet die Frage, wie Ihre Daten zurückkommen. Ein Fachbetrieb stellt zusätzlich die Frage, warum sie überhaupt weg waren, und ob das morgen wieder passieren kann.

Unser Leitmotiv dafür ist alt und unspektakulär: Vorsicht ist besser als Nachsicht. Eine Datenrettung ist der teuerste und langsamste Weg zu den eigenen Daten, und sie gelingt nicht in jedem Fall. Eine getestete Sicherung kostet einen Bruchteil davon.

Sieben Fragen, die wir bei jeder Abgabe stellen

Wenn Sie uns einen Datenträger in die Weidestraße 134 bringen, läuft zuerst die kostenlose Erstdiagnose. Parallel dazu führen wir ein kurzes Gespräch, das über das Gerät auf dem Tisch hinausgeht. Diese sieben Fragen stellen wir Firmen und Privatkunden gleichermaßen, nur die Antworten fallen verschieden aus.

Warum ist es passiert? Alter des Laufwerks, ein Stromausfall, ein Sturz, eine Warnmeldung, die seit Wochen weggeklickt wurde. Die Ursache entscheidet, ob der Ausfall ein Einzelfall war.
Gibt es Geschwister? In einem RAID oder NAS stecken oft Platten aus derselben Lieferung, gleich alt und gleich belastet. Fällt eine aus, sind die anderen die nächsten Kandidaten.
Wo liegt die letzte Sicherung, und wann wurde sie zuletzt zurückgespielt? Eine Sicherung, die nie getestet wurde, ist eine Hoffnung. Die Frage nach dem letzten erfolgreichen Rückspielen trennt beides.
Liegt eine Kopie außer Haus? Eine Sicherung im selben Raum hilft nicht bei Brand, Wasser oder Diebstahl. Eine Kopie in einem anderen Gebäude oder in der Cloud schon.
Wie sind die Geräte geschützt? Virenschutz, Updates und ein Endpoint-Schutz, der Angriffe erkennt, bevor Dateien verschlüsselt sind.
Sind die Geräte verschlüsselt, und wo liegt der Schlüssel? BitLocker schützt ein gestohlenes Notebook, aber nur, wenn der Wiederherstellungsschlüssel im Ernstfall auffindbar ist.
Wer weiß im Team, was im Ernstfall zu tun ist? Viele Totalverluste entstehen erst durch das, was nach dem Defekt versucht wird. Wer weiß, dass man ausschaltet und anruft, statt Rettungssoftware laufen zu lassen, spart oft mehr als jedes Werkzeug.

Aus den Antworten entsteht keine Verkaufsliste, sondern ein Bild. Manchmal lautet es, dass alles in Ordnung ist und nur ein altes Laufwerk sein Lebensende erreicht hat. Oft zeigt sich aber, dass der Ausfall eine Lücke sichtbar gemacht hat, die vorher niemand kannte.

Vorsicht ist besser als Nachsicht: die Bausteine

Wir sind ein IT-Unternehmen und keine reine Durchreiche. Deshalb endet das Gespräch nicht an der Tür zum Labor. Die folgenden Bausteine beraten wir, schaffen sie auf Wunsch an und richten sie ein. Welche davon Sie brauchen, hängt von der Größe Ihres Betriebs und von Ihren Daten ab.

Datensicherung nach dem 3-2-1-Prinzip

Drei Kopien Ihrer Daten, auf zwei verschiedenen Medien, davon eine außerhalb Ihres Standorts. Das Prinzip ist Jahrzehnte alt und nach wie vor die beste Grundlage. Entscheidend ist der Test: eine Sicherung zählt erst, wenn das Rückspielen einmal geklappt hat. Wie das mit VEEAM im KMU aussieht, beschreibt unser Beitrag zur Datensicherung nach der 3-2-1-1-0-Regel. Die Planung mit unveränderbaren Kopien zeigt der Beitrag Veeam-Backup richtig planen.

Die richtige Hardware für die Sicherung

Die Anschaffung ist die Stelle, an der am häufigsten gespart wird. Eine einzelne externe Festplatte, die dauerhaft am Rechner hängt, ist keine Sicherung, sondern ein zweites Laufwerk mit denselben Risiken. Wir beraten, welches NAS, welche Wechselmedien und welche Aufbewahrung zu Ihrem Datenbestand passen, und zwar so, dass mindestens eine Kopie vom Netz getrennt ist.

Cloud-Backup

Eine Kopie in einem deutschen Rechenzentrum deckt den Fall ab, den keine Sicherung im Haus abdeckt: Brand, Wasser, Einbruch. Für Firmen ist das der dritte Baustein des 3-2-1-Prinzips, für Privatkunden oft der einfachste Weg zu einer Kopie außer Haus. Mehr dazu im Beitrag zum Cloud-Backup.

Microsoft 365 eigens sichern

Ein verbreiteter Irrtum lautet, die Cloud sichere sich selbst. Microsoft sorgt für die Verfügbarkeit der Plattform, nicht für die Wiederherstellbarkeit Ihrer Inhalte. Papierkorb und Versionsverlauf helfen bei einzelnen gelöschten Dateien in kurzen Zeitfenstern, nicht bei gelöschten Postfächern oder verschlüsselten OneDrive-Ordnern. Wie eine eigene Sicherung dafür aussieht, steht im Beitrag zum Microsoft-365-Backup mit VEEAM.

Virenschutz und Cybersecurity

Ein Teil der Fälle, die als Datenverlust beginnen, sind in Wahrheit Angriffe. Verschlüsselte Dateien mit einer Lösegeldforderung gehören nicht ins Labor, sondern in die Hände eines IT-Dienstleisters, der den Angriff eingrenzt und aus einer sauberen Sicherung wiederherstellt. Besser ist, es gar nicht so weit kommen zu lassen. Dafür setzen wir ESET Endpoint und Cloud Protection ein, zusammen mit einem geregelten Update-Stand. Den Überblick über alle Schutzschichten gibt die Seite Cybersecurity und Datensicherung. Warum ein reiner Virenscanner heute nicht mehr reicht, erklärt der Beitrag Antivirenprogramm reicht nicht mehr. Was im Ernstfall zu tun ist, steht im Leitfaden Incident Response nach Ransomware.

Verschlüsselung mit auffindbarem Schlüssel

BitLocker ist in Windows enthalten und macht aus einem gestohlenen Notebook einen Sachschaden statt eines Datenschutzvorfalls. Im Ernstfall nützt er nur, wenn der 48-stellige Wiederherstellungsschlüssel greifbar ist. Wir aktivieren die Verschlüsselung zentral und sichern die Schlüssel nachweisbar, Details auf der Seite zur BitLocker-Festplattenverschlüsselung.

Sensibilisierung im Team

Die beste Technik hilft wenig, wenn im Ernstfall jemand Rettungssoftware auf eine klickende Platte loslässt oder eine gefälschte Rechnung öffnet. Eine kurze Schulung zu den ersten Minuten nach einem Ausfall und zu den typischen Angriffswegen wirkt oft mehr als jedes zusätzliche Programm. Wie wir das angehen, beschreibt der Beitrag zur Schulung für Computersicherheit. Welche Angriffswege dabei im Mittelpunkt stehen, zeigt der Beitrag Trojaner, Phishing, Ransomware.

Für Privatkunden reichen oft drei Dinge

Eine Privatperson braucht kein Rechenzentrum. Drei Gewohnheiten decken die meisten Fälle ab: eine externe Festplatte, die nur zum Sichern angeschlossen und danach getrennt aufbewahrt wird, eine zweite Kopie der wichtigsten Fotos und Dokumente in der Cloud, und ein aktueller Virenschutz. Wer seinen Datenträger bei uns abgibt, bekommt diese Empfehlung mit, auf Wunsch auch die passende Hardware.

Für Firmen: vom Einzelfall zur laufenden Betreuung

Bei Firmen ist der Datenverlust oft das erste Mal, dass jemand die IT als Ganzes betrachtet. Das ist der richtige Moment, aber kein guter Dauerzustand. Wenn die sieben Fragen oben mehrere Lücken zeigen, lohnt sich eine laufende Betreuung, in der Laufwerke überwacht, Sicherungen geprüft und Updates eingespielt werden, bevor daraus ein Notfall wird. Diese Betreuung bieten wir als Managed IT-Support im Wartungsvertrag an. Leistungen und Kosten eines solchen Vertrags beschreibt der Beitrag zum IT- und Netzwerk-Wartungsvertrag. Wer erst einmal wissen will, wo er steht, beginnt mit dem IT-Sicherheits-Check.

Ist der Ernstfall schon eingetreten, finden Sie den Weg vom defekten Datenträger bis zur Rückgabe auf unserer Seite zur Datenrettung in Hamburg, samt Wegweiser, ob Ihr Fall ins Labor gehört.

Häufige Fragen

Was unterscheidet einen IT-Fachbetrieb von einer Annahmestelle für Datenrettung?

Beide nehmen den Datenträger an und geben physische Schäden an ein Labor weiter. Ein IT-Fachbetrieb löst logische Schäden häufig selbst, baut Datenträger aus Servern und NAS-Systemen fachgerecht aus, spielt die geretteten Daten zurück in den Betrieb und schaut auf die Ursache, also auf Sicherung, Virenschutz, Verschlüsselung und Überwachung.

Ersetzt eine Datenrettung ein Backup?

Nein. Eine Datenrettung ist der teuerste und langsamste Weg zu den eigenen Daten, und sie gelingt nicht immer. Ein getestetes Backup nach dem 3-2-1-Prinzip kostet einen Bruchteil und liefert die Daten innerhalb von Stunden zurück.

Reicht es, wenn meine Daten in Microsoft 365 liegen?

Nicht als einzige Kopie. Microsoft stellt die Plattform bereit, die Wiederherstellbarkeit Ihrer Inhalte liegt bei Ihnen. Für gelöschte Postfächer, verschlüsselte OneDrive-Ordner oder Aufbewahrungsfristen braucht es eine eigene Sicherung außerhalb von Microsoft 365.