Advoware-Vorlagen: selbst anpassen oder abgeben?

In Advoware entsteht fast jedes Schreiben aus einer Word-Vorlage. Das ist praktisch, solange die Vorlagen stimmen. Stimmen sie nicht, korrigiert die Rechtsanwaltsfachangestellte jedes Schreiben von Hand nach, und aus ein paar Minuten am Tag wird über ein Jahr eine Menge Arbeitszeit, die niemand abrechnen kann.

Die naheliegende Frage lautet dann: Machen wir das selbst, oder geben wir es ab? Die Antwort hängt weniger an der Software als an der Art der Änderung.

Was die ReFa gut selbst erledigen kann

Kleine, abgegrenzte Änderungen an einer einzelnen Vorlage sind meist kein Projekt. Ein Tippfehler im Standardtext, eine geänderte Grußformel, ein Satz in einem Textbaustein, der nicht mehr passt. Wer die Vorlage täglich nutzt, sieht solche Stellen am schnellsten, und die Änderung betrifft nur genau dieses Schreiben.

Zwei Dinge gehören trotzdem dazu: vorher eine Kopie der Vorlage sichern und danach ein Schreiben aus einer echten Akte erzeugen, um zu sehen, ob alles noch an seinem Platz steht.

Wo es schnell kompliziert wird

Schwieriger wird es überall dort, wo eine Änderung viele Vorlagen gleichzeitig trifft oder wo die Vorlage Daten aus der Akte zieht.

• Briefkopf und Briefbogen. Eine neue Partnerin, eine neue Anschrift, ein neues Logo. Der Briefkopf steckt nicht in einer Vorlage, sondern in vielen, und jede sollte danach gleich aussehen.
• Felder aus der Akte. Aktenzeichen, Gegner, Gericht, Bezugszeichen. Fehlt ein Feld oder zieht es den falschen Wert, steht im Schriftsatz etwas anderes als in der Akte.
• Layout bei langen Inhalten. Mit einem kurzen Namen sieht die Vorlage gut aus. Mit drei Gegnern, langen Firmennamen und einem ungewöhnlichen Gericht verrutschen Rubrum, Betreff oder Unterschriftenblock.
• Vorlagen wie die bet1.dotx. Manche Vorlagen sind über Jahre gewachsen, und keiner weiß mehr genau, wer was geändert hat. Wer dort ansetzt, ändert oft mehr, als er sieht.
• Updates. Nach einem Advoware-Update sollten angepasste Vorlagen geprüft werden. Wer nicht dokumentiert hat, was angepasst wurde, merkt eine Abweichung erst im fertigen Schreiben.

Fünf Regeln, bevor jemand eine Vorlage ändert

1. Eine Person ist zuständig. Wenn drei Leute an denselben Vorlagen arbeiten, weiß am Ende niemand, welche Fassung gilt.
2. Vorher sichern. Eine Kopie der Vorlage, damit es einen Weg zurück gibt.
3. Mit echten Akten testen. Langer Name, mehrere Gegner, anderes Gericht. Eine Testakte mit Standardwerten zeigt die Fehler nicht.
4. Änderungen notieren. Welche Vorlage, was geändert, wann. Das hilft beim nächsten Update mehr als jede Erinnerung.
5. Nach jedem Update prüfen. Die wichtigsten Vorlagen einmal erzeugen, bevor die ersten Fristsachen bearbeitet werden.

Wann sich Abgeben lohnt

Eine Vorlagenanpassung als Projekt lohnt sich, sobald mehr als eine Handvoll Vorlagen betroffen sind, wenn der Briefkopf überall neu muss, wenn Felder aus der Akte fehlen oder falsch gefüllt werden und wenn nach einem Update etwas nicht mehr stimmt. Und sie lohnt sich, wenn in der Kanzlei schlicht niemand die Zeit hat, Vorlagen in Ruhe anzupassen und zu testen.

Vorlagenanpassungen in Advoware haben wir schon häufig umgesetzt. Wir arbeiten an Kopien Ihrer Vorlagen, testen sie mit echten Akten und tauschen sie erst aus, wenn Sie die neue Fassung gesehen und freigegeben haben. Den Ablauf beschreibt die Seite Advoware-Vorlagen anpassen. Wir sind dabei kein Advoware-Partner, sondern ein unabhängiges IT-Systemhaus, für die Software selbst bleibt der Hersteller-Support zuständig.

Erst einmal sortieren

Bevor jemand etwas ändert, hilft ein Überblick. Welche Vorlagen gibt es, welche sind im Einsatz, wo wird heute von Hand nachgebessert? Dafür gibt es unsere kostenlose Vorlagen-Inventur, einen Bogen zum Ausfüllen, mit dem die ReFa auf einen Blick sieht, wo die meiste Zeit verloren geht. Und wer die Updates gleich mit abgeben möchte, findet den Ablauf unter Advoware-Update-Service.