Exchange Server Supportende: im eigenen Haus weiterbetreiben oder wechseln?

Bei vielen kleinen Betrieben steht der Mailserver seit Jahren im selben Schrank. Deshalb fällt das Supportende von Exchange Server 2016 und 2019 kaum auf. Der reguläre Support lief am 14.10.2025 aus. Danach gab es Sicherheitsupdates nur noch in einem kostenpflichtigen Programm, das Microsoft über das eigene Account-Team und Enterprise-Verträge anbot. Das letzte Update daraus erschien am 13.10.2026, und Microsoft schreibt ausdrücklich, dass keine weiteren für diese beiden Versionen folgen (Exchange Team Blog).

Ein Mailserver hängt anders am Internet als ein Dateiserver. Er nimmt Verbindungen von außen an, sonst käme keine E-Mail herein, und bietet meist auch Outlook im Web an. Eine ungeschlossene Lücke in dieser Software ist deshalb von außen erreichbar, und wer sich an den Hafnium-Angriff von 2021 erinnert, kennt die Folgen.

Exchange Server Supportende: Was sich geändert hat

Exchange 2016 und 2019 laufen weiter, Postfächer und Kalender funktionieren nach dem 13.10.2026 wie zuvor. Microsoft liefert für diese Versionen allerdings keine Exchange-Updates mehr. Exchange-Server sitzen auf Windows Server, und was dort aktualisiert wird, kann den Mailserver aus dem Takt bringen. Für die Nachfolgeversion Exchange Server SE, die seit dem 01.07.2025 erhältlich ist, liefert Microsoft weiter Updates. Sie folgt der Modern Lifecycle Policy und braucht Abo-Lizenzen oder Lizenzen mit aktiver Software Assurance, jeweils für Server und Benutzer (Exchange Team Blog).

Oft teilt sich Exchange 2016 die Maschine mit einem Windows Server 2016. Dessen eigenes Supportende am 12.01.2027 macht aus zwei Terminen ein Projekt. Was dort zu tun ist, steht im Beitrag zum Supportende von Windows Server 2016.

Steht Ihr Mailserver im Haus?

Trifft die erste oder zweite Frage zu, läuft Ihre E-Mail auf einem eigenen Server. Administratorrechte brauchen Sie für die Antworten nicht.

1. Rufen Sie Ihre E-Mails im Browser über eine Adresse mit Ihrer eigenen Firmendomain ab, etwa mail.ihre-firma.de?
2. Steht in Ihrem Serverraum oder bei Ihrem Hoster ein Server, der ausdrücklich „der Mailserver“ genannt wird?
3. Weist Ihre letzte Lizenzrechnung Exchange Server aus und keine Postfächer in Microsoft 365?
4. Wurde der Mailserver zuletzt vor dem 01.07.2025 auf eine neue Version gehoben?
5. Gab es im Oktober 2026 Anmeldefehler in Outlook im Web oder E-Mails, die nicht rausgingen?

Was ein instabiler Mailserver kostet

Eine Beispielrechnung, mit angenommenen Werten: 20 Mitarbeitende, interne Kosten von 50 Euro je Stunde und ein Mailausfall von vier Stunden, in denen die Hälfte der Arbeit stillsteht. Das ergibt 2.000 Euro Arbeitszeit, ohne die Aufträge, die in dieser Zeit woanders landen, und ohne den Dienstleister, der den Server wieder aufrichtet. Ihre eigenen Zahlen setzen Sie in dieselbe Rechnung ein.

Beim Hafnium-Angriff 2021 reichten ungeschlossene Lücken, um von außen auf Exchange-Server zu kommen. Liegen Postfächer in fremder Hand, können personenbezogene Daten Meldepflichten auslösen.

Exchange SE oder Exchange Online: Wie geht es mit der E-Mail weiter?

Auf der alten Version bleiben

Auf einem Exchange 2016 oder 2019 zu bleiben, kostet keine Lizenz und keinen Umzugstermin. Dafür bleibt jede künftige Lücke im Exchange-Code offen.

Exchange Server SE

Der Wechsel auf SE hält die E-Mail im Haus und sichert weitere Updates. Dafür braucht es die passende Lizenz, einen Server in unterstützter Version und jemanden, der Updates einspielt und den Server überwacht. Sinnvoll ist das bei Vorgaben zur Datenhaltung oder Fachanwendungen, die einen lokalen Server verlangen.

Exchange Online

Postfächer ziehen zu Microsoft, Betrieb und Updates liegen dort. Der eigene Server entfällt oder schrumpft auf eine kleine Verwaltungsrolle. Zu klären sind Datenschutz, Gerätekonfiguration und alles, was bisher direkt am Server hing, etwa Scanner, Faxlösungen und Fachanwendungen, die E-Mails verschicken.

Mischbetrieb

Ein Teil der Postfächer zieht um, ein Teil bleibt. Das ist während eines Umzugs normal und auf Dauer teuer, weil beide Welten gepflegt werden müssen. Als Dauerlösung passt der Mischbetrieb nur, wenn eine Fachanwendung einzelne Postfächer im Haus erzwingt.

Mit eigener IT umziehen

Mit eigener IT-Kraft lässt sich das schaffen. Der Aufwand steckt meist in Fachanwendungen, Weiterleitungen und Geräten, die erst beim Test auffallen. Einzelne Schritte übernehmen wir nach Aufwand, die Konditionen nennt das Angebot. Wartungskunden rechnen zu ihren vertraglichen Konditionen ab.

Unsere Empfehlung

Ohne Vorgabe zur Datenhaltung raten wir Betrieben mit 5 bis 100 Arbeitsplätzen zu Exchange Online. Exchange Server SE empfehlen wir dort, wo der Server aus nachvollziehbaren Gründen im Haus bleiben muss, und dann nur mit Überwachung und festem Patchrhythmus.

So läuft ein Umzug bei uns

Zuerst listen wir auf, was an Ihrem Exchange-Server hängt: Postfächer, Verteiler, Geräte, Fachanwendungen und Zertifikate. Daraus entsteht ein Angebot für den passenden Weg. Vor dem Umzug sichern wir die Postfächer und testen den Ablauf an einzelnen Konten, auch mit dem Scanner, der bisher über den alten Server verschickt. Die Umstellung legen wir in der Regel außerhalb der Geschäftszeit, und erst nach erfolgreichem Test wird der alte Server abgeschaltet.

Für einen verbleibenden Server gibt es in unseren Managed-IT-Paketen eine eigene Position. Für den Weg in die Cloud steht die Seite zu Microsoft 365 und Cloud.

Häufige Fragen

Bekommt Exchange 2019 noch Sicherheitsupdates?

Der reguläre Support endete am 14.10.2025. Das kostenpflichtige Verlängerungsprogramm lieferte sein letztes Update am 13.10.2026, laut Microsoft folgen keine weiteren.

Muss ich sofort handeln, wenn der Server läuft?

Der Server läuft weiter, doch jede neue Lücke bleibt offen. Wer zugleich Windows Server 2016 betreibt, hat mit dem 12.01.2027 einen festen Termin, an dem sich die Planung ausrichten kann.

Was ist Exchange Server SE?

Exchange Server SE ist die Nachfolgeversion von Exchange 2019 für den Betrieb im eigenen Haus, erhältlich seit dem 01.07.2025. Sie wird weiter mit Updates versorgt und setzt Abo-Lizenzen oder aktive Software Assurance voraus.

Bleiben unsere E-Mails bei Exchange Online in Deutschland?

Das hängt vom Vertrag und vom Datenstandort des Microsoft-365-Mandanten ab. Vor dem Umzug prüfen wir den Standort Ihres Mandanten und die Vorgaben, die für Ihren Betrieb gelten.

Wie lange dauert ein Umzug zu Exchange Online?

Die Dauer bestimmen weniger die Postfächer als die Scanner und Fachanwendungen am Server. Für einen kleinen Betrieb planen wir einige Wochen Vorlauf, den Termin der Umstellung stimmen wir mit Ihnen ab.